Anlässlich des Muttertags (und Vatertags) haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, allen Eltern das Vertragsmanagement und die Hyperlex-Lösung zu erklären.
Diejenigen, die bei Familienessen höflich lächeln, aber offensichtlich nicht immer verstehen, was man sagt.
Dieser Artikel ist also ein kleiner praktischer Leitfaden, der ideal ist, um die Herausforderungen des Vertragsmanagements besser zu verstehen. Er ist für diejenigen geeignet, die ihren Computerbildschirm mit erhobenem Kinn und unter der Brille lesen - und für alle anderen.
Hyperlex und Vertragsmanagement verstehen
Wenn man Hyperlex in wenigen Worten zusammenfassen müsste, würden wir sagen, dass Hyperlex eine SaaS-Software für das Vertragsmanagement ist. Es ist eine B2B-Lösung, die durch künstliche Intelligenz unterstützt wird.
🕵️♀️ Aber was bedeutet das eigentlich? Lassen Sie es uns gemeinsam entschlüsseln.
Was ist SaaS-Software?
SaaS steht für "Software as a Service" auf Englisch oder "Software als Dienstleistung" auf Deutsch.
Das bedeutet, dass es sich um ein Programm handelt, das nicht auf einem Computer installiert wird. Es ist über eine einfache Internetverbindung zugänglich, da es in der Cloud untergebracht ist.
Sie wird daher von sogenannter "On-Premise"-Software unterschieden, die direkt auf den Computern installiert werden muss.
Um Hyperlex zu nutzen, zahlen unsere Kunden ein Abonnement, das sich nach ihren Bedürfnissen und Nutzungen richtet. So arbeiten normalerweise alle Entwickler von SaaS-Software.
☁️ Die Cloud ist der Ort, an dem deine Dokumente gespeichert sind. Vielleicht nutzen Sie sie auch, um Ihre Fotos aufzubewahren und Platz auf Ihrem Handy zu sparen.
Bei Unternehmen funktioniert das genauso: Sie speichern die Software also nicht auf ihren eigenen Computern und Servern!
BtoB, was bedeutet das?
Eine BtoB-Software wird zur Nutzung durch Unternehmen für die Verwaltung ihres Fachwissens erstellt.
👉 Wir bieten keine Abonnements für Einzelpersonen an.
Was ist "contract management" und was ist die Aufgabe von Hyperlex?
Sie wissen es sicher nicht, aber im Durchschnitt muss ein Unternehmen zwischen 20 000 und 40 000 Verträge verwalten, so eine Studie des Beratungsunternehmens PwC.
Stellen Sie sich vor: Sie suchen in einem davon eine wichtige Klausel, während Sie Tausende von Verträgen in Aktenordnern haben ... Das ist unmöglich zu verwalten! 😵💫
Hier kommt die Software für Vertragsmanagement ins Spiel: Sie ermöglicht es den Unternehmen, alle Dokumente an einem Ort zu sammeln.
Das ist sogar eine ihrer Hauptfunktionen. Sie wird auch als digitale Kontrathek bezeichnet.
Aber das ist noch nicht alles! Hyperlex ermöglicht es tatsächlich, einen Vertrag über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und zu verfolgen: von der Konzeption über die Verhandlung, die Validierung und die Ausführung bis hin zum Ablauf.
Hier sind die wichtigsten Funktionen unserer Lösung, die unseren Nutzern den Alltag erleichtern sollen:
📚 Die Migration von Vertragsdaten
Unsere Technologie ermöglicht es, alle bereits vom Unternehmen ausgestellten Dokumente zu übernehmen, um sie der Lösung hinzuzufügen. Auf diese Weise befinden sich alle Verträge am selben Ort.
💡 Kleine Information, um in der Gesellschaft zu glänzen :
Um 1000 Dokumente digital in eine neue digitale Kontraktbibliothek zu integrieren, würde es ohne unsere Lösung durchschnittlich eineinhalb Jahre dauern.
Mit Hyperlex dauert diese "Übernahme" bestehender Dokumente weniger als einen Monat.
🖊️ Der Vertragsgenerator
Unsere Nutzer können Verträge direkt in der Lösung erstellen oder sie mit ihrem Hauptarbeitsmittel verbinden, um Zeit zu sparen.
📁 Der geteilte Klausurenkatalog
Ein juristischer Klausurenkatalog ist eine Datenbank, in der alle Klauseln gesammelt werden, die in Verträgen enthalten sind. Das spart Zeit beim Verfassen von Verträgen und stellt sicher, dass sie den Vorschriften entsprechen.
💡 Wissenswertes :
Eine Viertelmillion Dollar geht in großen Unternehmen jeden Tag verloren, an dem sich der Vertragsprozess in die Länge zieht. 💸
📑 Validierungs- und Signatur-Workflows
Während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages wissen die Hyperlex-Benutzer und ihre Geschäftspartner, wo er sich befindet. Jeder von ihnen erhält auf seinem Dashboard eine Benachrichtigung, wenn er an der Reihe ist, den Vertrag zu validieren oder zu unterzeichnen.
🚨 Die Erkennung von Risiken
Unsere Technologie erkennt automatisch Dokumententypen, Klauseln und Schlüsselkonzepte und warnt die Benutzer bei ungewöhnlichen Elementen. Ein Vertrag enthält viele kritische Informationen!
⏰ Die automatischen Mahnungen
In ähnlicher Weise ermöglicht unsere Software den Empfang von Benachrichtigungen, die darauf hinweisen, dass die mit einer Klausel oder einem Vertrag verbundene Frist bald abläuft.
💡 Warum diese Funktion?
52% der Unternehmen wissen nicht, wann ihre Verträge auslaufen, so eine Deloitte Taj-Studie aus dem Jahr 2019.
💻 Die intelligente Suche
Dank der in Hyperlex integrierten Suchmaschine brauchen Sie nur ein Stichwort einzugeben, um den dazugehörigen Vertrag zu finden! Dies funktioniert ähnlich wie eine Google-Suche. Schluss mit archäologischen Ausgrabungen auf der Suche nach einer ganz bestimmten Information!
📈 Der Excel-Export und statistische Dashboards
Unternehmen können ihre Daten mithilfe dieser beiden Tools sehr einfach verfolgen.
Der Excel-Export erleichtert Audits, unabhängig von der Menge der Verträge.
Statistische Dashboards hingegen ermöglichen es, die vertraglichen Aktivitäten des Unternehmens auf einen Blick zu analysieren.
Zu den Funktionen von Hyperlex gehören auch solche, die mithilfe von künstlicher Intelligenz funktionieren. Aber was ist das und wie funktioniert es?
Was ist Künstliche Intelligenz und wie funktioniert sie bei Hyperlex?
Man hat eine Reihe von Technologien zur automatischen Sprachverarbeitung mit künstlicher Intelligenz entwickelt.
Das bedeutet, dass man in der Lage ist, die in den Verträgen enthaltenen Schlüsselinformationen zu sammeln, zu klassifizieren und zu extrahieren, unabhängig vom Medium.
🧠 Unsere KI analysiert also Hunderttausende von Dokumenten in Rekordzeit. Sie ist der Grund dafür, dass die Informationen in den Verträgen erkannt und in die Datenbanken der Software eingefügt werden.
Was sind die Vorteile von Hyperlex?
Hyperlex garantiert Unternehmen mehrere Vorteile wie :
Zeit sparen ⏲️.
Unsere Lösung wird schlüsselfertig geliefert. Wir begleiten unsere Kunden übrigens durch den gesamten Prozess der Softwareeinführung.
Außerdem werden alle Aktualisierungen auf unserer Plattform live vorgenommen und für unsere Nutzer im selben Augenblick aktualisiert.
Schließlich werden die Prozesse intern automatisiert. So können alle Parteien, die im Unternehmen zusammenarbeiten, in Echtzeit auf der Plattform zusammenarbeiten. Es ist nicht mehr nötig, wochenlang nach einem Vertrag zu suchen! Er ist nur einen Klick entfernt.
Geld verdienen 💰.
Durch schlechtes Vertragsmanagement können laut einer Studie der IACCM bis zu 10 % des Umsatzes verloren gehen, z. B. aufgrund zu komplexer manueller Prozesse.
Wenn Unternehmen auf eine Software für Vertragsmanagement setzen, haben sie die Kosten für ihr Vertragsmanagement unter Kontrolle.
Mobilität gewinnen 🌍.
Um Hyperlex zu nutzen, brauchen die Mitarbeiter nur eine Internetverbindung!
So ist es ihnen möglich, von jedem Ort, zu jeder Zeit und gleichzeitig auf die auf der Website enthaltenen Daten zuzugreifen. Und das selbst dann, wenn sie unter Kokospalmen Telearbeit betreiben. 🌴
Ihre Daten schützen 🛡️.
Die in Verträgen enthaltenen Daten sind sehr kritisch. Identitäten, Adressen, Zahlen, Beträge... an der Sicherheit sollte daher nicht gespart werden!
Bei Hyperlex sind wir kompromisslos, wenn es um die Sicherheit der Daten unserer Nutzer geht. Aus diesem Grund sind wir nach ISO 27001 zertifiziert. Diese internationale Zertifizierung ist schwer zu bekommen und bescheinigt, dass ein Unternehmen ein hochrangiges Sicherheitsmanagementsystem eingesetzt hat. Es ist ein Beweis dafür, dass wir uns um unsere Kunden und ihre Dokumente kümmern.
Auf Konformität setzen 😌.
Weltweit ändert sich alle zehn Minuten eine Vorschrift.
Mit einem CLM wie Hyperlex können Unternehmen Risiken leichter verwalten und notwendige Änderungen mit wenigen Klicks vornehmen, nachdem sie darüber informiert wurden.
Wer benutzt Hyperlex?
Hyperlex ist ein Werkzeug, das nicht nur für Juristen, sondern auch für alle operativen Mitarbeiter gedacht ist. Zu ihnen gehören: Personalverantwortliche, Leiter von Informationssystemen, Einkaufsleiter, Finanzleiter und auch Vertriebsmitarbeiter.
Wir entwickeln Funktionen, die für alle Berufe genutzt werden können.
Wie man Hyperlex in seinem Alltag anwendet: ein konkretes Beispiel
⚠️ Zur Erinnerung: Hyperlex ist für Privatpersonen nicht zugänglich.
Aber um es etwas besser zu verstehen, hier ein Beispiel, bei dem Hyperlex Ihnen im Alltag nützlich sein könnte:
💭 Stellen Sie sich eine Plattform vor, auf der Sie alle Ihre wichtigen Rechnungen und Verträge sammeln und erhalten. Strom, Telefon, Internet, Versicherungen... Alles an einem Ort.
🌐 Sie haben am 28. Juni 2021 eine Werbeaktion für eine Internetbox für 14,99€/Monat im ersten Jahr abgeschlossen.
✅ Da Ihr Internetvertrag in die Software integriert ist und von der künstlichen Intelligenz gelesen wird, werden Sie 30 Tage vor dem Datum der Vertragsverlängerung, also dem 29. Mai 2022, darüber informiert, dass sich der Betrag für Ihr Abonnement ändern wird.
😀 Sie können dann entscheiden, ob Sie Ihr Paket behalten und dafür etwas mehr bezahlen, ob Sie es neu verhandeln wollen oder ob Sie mit diesem Anbieter abgeschlossen haben - ohne Zeit oder Geld zu verlieren!
Sie sehen also: Vertragsmanagement ist keine Hexerei! 😊
Sind Sie ein Fachmann und hat Sie diese einfache Beschreibung angesprochen?
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Weiterführende Informationen :
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