Die contract management (oder Vertragsmanagement auf Französisch) ist die Tätigkeit, die darin besteht, die Verträge eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten, von ihrer Erstellung bis zu ihrer Erfüllung und Verlängerung. Diese Funktion, die sich erst seit relativ kurzer Zeit entwickelt hat, ist sowohl verwaltungstechnisch als auch hochgradig strategisch.
Sie kann von einer bestimmten Person innerhalb des Unternehmens übernommen werden, dem Vertragsmanager. Immer mehr Unternehmen greifen jedoch auf Softwarelösungen für das contract lifecycle management. Diese Tools stellen eine große Chance für die Rechtsabteilung dar, aber auch für die Personalabteilung, für die das Vertragsmanagement eine große Herausforderung darstellt.
Ab einer bestimmten Menge an Verträgen wird deren Verwaltung zu einem schwerfälligen und zeitraubenden Prozess, der eine sorgfältige Organisation erfordert. Die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen sind jedoch wiederholbar und daher automatisierbar, was zu Zeitersparnis und Effizienz führen sollte.
In Unternehmen, die eine Vertragsmanagementlösung integrieren, entlastet diese Automatisierung alle Abteilungen von einem Großteil ihrer Verwaltungsaufgaben; laut einer Studie von Aberdeen, reduziert die Automatisierung die Verwaltungskosten für Verträge um 25 bis 30 %.Dies ist ein nicht unerheblicher Betrag.
Vertragsmanagement als Wachstumsmotor für Unternehmen
Nach Angaben des Beratungsunternehmens PwC verwalten Unternehmen im Durchschnitt zwischen 20.000 und 40.000 Verträge; man kann sich vorstellen, wie viel Zeit und Aufwand eine manuelle Verwaltung mit sich bringt! Laut einer Studie von Deloitte wissen mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht, wann ihre Verträge auslaufen. rechtlichen und finanziellen Risiken die dies mit sich bringt.
Das Vertragsmanagement ist eine effiziente und sichere Antwort auf diese verschiedenen Herausforderungen: Erstens spart das IT-Tool Zeit, indem es große Mengen an Verträgen automatisch verarbeitet. Zweitens: Diese Automatisierung ermöglicht eine genauere Überwachung der verschiedenen Verträge: durch Statistiken über ihre Leistung oder auch durch die Auslösung von Warnungen um keine wichtigen Fristen zu verpassen.
Dies bedeutet also eine erhebliche Zeitersparnis Zeitaber auch GeldGeldDas bedeutet für alle Abteilungen des Unternehmens eine Menge Zeit und Geld.
Auf logistischer Ebene ermöglicht das Vertragsmanagement auch die Anpassung an die zunehmende Mobilität der Mitarbeiter: Teams, die auf mehrere Standorte verteilt sind, Verbreitung von Telearbeit, häufige Reisen... In diesem Zusammenhang wird die Zentralisierung der Verträge innerhalb einer einzigen Plattform, die für alle zugänglich ist, zu einer Notwendigkeit.
Vertragsmanagement als Chance für die Personalabteilung
Wenn man von Vertragsmanagement hört, denkt man vor allem an die Vorteile für die Rechtsabteilungen oder auch die kaufmännischen Abteilungen. Dabei kann der Einsatz dieser Instrumente allen Abteilungen und Berufen eines Unternehmens zugutekommen, auch der Personalabteilung.
Tatsächlich müssen HR-Fachleute eine große Anzahl von Verträgen und Dokumenten verwalten: ArbeitsverträgeAb einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern wird die manuelle Verwaltung dieser Dokumente mühsam und zeitraubend. Ohne Vertragsmanagement verbringt die Abteilung schließlich mehr Zeit mit administrativen Aufgaben, d. h. mit der Erstellung und Überwachung von Verträgen, als mit ihrer eigentlichen Tätigkeit: Einstellung, Verwaltung der sozialen Beziehungen und des Wohlbefindens der Mitarbeiter, Entwicklung von Kompetenzen etc.
Das Vertragsmanagement ist ein wahrer Segen für die Personalabteilung. Es vereinfacht und beschleunigt alle vertraglichen Prozesse im Zusammenhang mit der Einstellung Die Personalabteilung wird entlastet und kann sich auf Aufgaben konzentrieren, die einen hohen Mehrwert bieten.
Diese Instrumente kommen auch allen Mitarbeitern zugute; sie vereinfachen nämlich alle ihre administrativen Schritte innerhalb des Unternehmens. Dasselbe gilt für neue Mitarbeiter, die bei ihrer Ankunft effizienter betreut werden.
Weil es den Zugang zu Verträgen erleichtert, die Reaktionszeiten verkürzt und den Austausch zwischen Personalabteilungen, Managern und Mitarbeitern fließender gestaltet, ist das Vertragsmanagement ein klarer Vorteil für die Unternehmen. Wie kann eine Vertragsmanagementlösung wie Hyperlex die Personalabteilung in ihrem Alltag unterstützen kann?
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Wie Hyperlex die Personalabteilung unterstützt
Die Vertragsmanagement-Lösung Hyperlex vereinfacht den Arbeitsalltag der Personalabteilung: Nicht nur die Einstellung von Mitarbeitern wird beschleunigt und sicherer, das Tool bietet Ihnen auch einen zentralen Überblick über alle Arbeitsverträge der Mitarbeiter. Hier ein Überblick über die wichtigsten Vorteile :
Zunächst durch Werkzeuge wie Vertragsvorlagen, Freigabe-Workflows und elektronische Unterschrift, wird der Einstellungsprozess vereinfacht und sicher gemacht. Sie müssen nicht mehr vor Ort sein, um ein Einstellungsversprechen oder einen Arbeitsvertrag zu unterschreiben! Das spart Zeit und sichert die Einstellung von attraktiven Profilen.
Die Generierung von Verträgen wird ebenfalls vereinfacht, nicht nur durch die Vertragsvorlagen, sondern auch durch die Möglichkeit der gemeinschaftlichen Bearbeitung. Das sollte Ihnen viel Hin- und Herlaufen ersparen!
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, verbessert Hyperlex auch Ihre DokumentenmanagementSie können Ihre Verträge und die dazugehörigen Dokumente (Zusatzvereinbarungen, Onboarding) in einer einzigen gesicherten Datenbank zentralisieren. Diese Datenbank ist aus der Ferne abrufbar, was den Austausch mit den Mitarbeitern fließender macht.
Im gleichen Sinne lässt sich das Hyperlex-Tool in alle Ihre bestehende HR-Software. Sie müssen die Daten aus der Branchensoftware nicht manuell integrieren, sondern diese synchronisieren sich automatisch mit Hyperlex. Und natürlich werden diese Daten ständig aktualisiert. Eine wertvolle Zeit- und Energieersparnis!
Schließlich die Nachverfolgung von Verträgen verstärkt und stark vereinfacht, dank eines automatischen Erinnerungssystems bei jeder Deadline. Ende der Probezeit, Ende des Arbeitsvertrags, Bonus oder auch Antwortfrist... Sie werden nie wieder einen wichtigen Termin verpassen! Im Alltag entlastet dies nicht nur die Personalabteilung, sondern verbessert auch die Erfahrungen von Bewerbern und Mitarbeitern, da Verzögerungen und Ungenauigkeiten vermieden werden.
Natürlich können Ihre Bedürfnisse und Ihre Nutzung des Hyperlex-Tools je nach Vertragsvolumen und den Modalitäten Ihres derzeitigen Managements variieren. Im Allgemeinen ist es ratsam, zunächst eine kleine Anzahl der wichtigsten Funktionen zu nutzen und dann nach und nach die weiteren Funktionen einzuführen.
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