Die elektronische Signatur, auch Online-Signatur oder digitale Unterschrift genannt, stellt heute ein unverzichtbares Instrument der digitalen Transformation dar.
Unternehmen jeder Größe profitieren von der Digitalisierung des Abschlusses von Verträgen, und zwar auf legale Weise. Aber wie funktioniert die elektronische Signatur konkret? Welchen rechtlichen Wert hat sie im Vergleich zu einer herkömmlichen Unterschrift?
Hier ist alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Verträge elektronisch zu unterzeichnen.
Wie mache ich eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur belegt die Zustimmung des Unterzeichners, so wie es eine klassische handschriftliche Unterschrift auf einem Papiervertrag tut. Im Gegensatz zu dieser wird die digitale Signatur jedoch durch eine Computersicherheit verwaltet: die Verschlüsselung. Außerdem ist die Unterschrift je nach Sicherheitsstufe mehr oder weniger rechtsgültig.
Elektronische Signatur: Definition
Die elektronische Signatur ist eine Lösung, die es ermöglicht, einen Vertrag zwischen zwei Parteien durch eine Unterschrift aus der Ferne abzuschließen. Sie wird sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich eingesetzt, erspart den Vertragspartnern die Reise und beschleunigt das Verfahren.
Achtung: In ihrer Form ist die elektronische Signatur keine handschriftliche Unterschrift, die in einen Vertrag im PDF-Format integriert ist. Sie beruht in erster Linie auf einem Informationsaustausch, der die Identität des Unterzeichners und seine Zustimmung zu dem genannten Vertrag sicherstellt.
Die Online-Signatur, die bei Konfirmationen häufig eingesetzt wurde, ermöglichte es Unternehmen, ihre Tätigkeit fortzusetzen, und sogar Notaren, bestimmte Urkunden unterzeichnen zu lassen. Diejenigen , die sie damals getestet haben, machen auch heute noch damit weiter.
So wird die elektronische Signatur in allen Branchen zu einem Produktivitätsinstrument wie jedes andere, von der Bank bis zum Einzelhandel, vom Personalwesen (zur Unterzeichnung von Arbeitsverträgen) bis zum Immobiliensektor.
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Elektronische Signatur: Wie funktioniert das?
Die elektronische Signatur ist also keine einfache handschriftliche Unterschrift, die eingescannt oder ungeschickt auf einen Touchscreen geschrieben wird. Das Wort Unterschrift passt semantisch nicht zu dieser Art des Vertragsabschlusses, aber es hat denselben Wert wie die Zustimmung. Wie sieht es also mit der Funktionsweise aus?
Konkret heißt das: Wenn Sie einem Kunden oder Lieferanten einen Vertrag ausstellen, müssen Sie dies über einen vertrauenswürdigen Dienstleister (Trusted Service Provider, TSP) tun, der den europäischen eIDAS-Standards entspricht. Die Software für die elektronische Signatur in der Cloud wird Ihnen anbieten, Ihren Vertrag zu integrieren oder sogar direkt zu verfassen.
Sobald Ihr Vertrag in die Lösung für die elektronische Signatur eingegeben wurde, müssen Sie ihn an den Empfänger schicken.
- Dieser erhält zunächst einen Link per E-Mail, der ihn auf den Vertrag weiterleitet.
- Nachdem er die Vertragsbedingungen gelesen hat, wird er auf der Seite um seine Zustimmung gebeten, indem er ein Kästchen ankreuzt.
- Er erhält dann eine Identifikations-SMS mit einem Code, um seine Unterschrift abzuschließen.
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Ist die elektronische Signatur legal?
Das ist eine Frage, die häufig gestellt wird, wenn es um Online-Signaturen geht. Wie kann man sich von der Rechtmäßigkeit eines Dokuments überzeugen, das auf digitalem Wege verschickt wurde? Der Gesetzgeber hat dies bereits im Gesetz vom 13. März 2000 innerhalb des Artikels 1367 entschieden und damit die elektronische Signatur genauso legal gemacht wie die handschriftliche Unterschrift.
Die europäischen Vorschriften haben diese Legalität später in jedem Land der Union durch die eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) vereinheitlicht.
Dennoch gibt es laut derselben Verordnung drei Sicherheitsstufen für eine elektronische Signatur:
- Die einfache Signatur: mit einem geringen Maß an Sicherheit und Identifizierung des Unterzeichners
- Die fortgeschrittene Signatur: Diese entspricht Artikel 26 der EU-Verordnung und ermöglicht insbesondere die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und die Erkennung von Änderungen, die am Vertrag vorgenommen wurden.
- Die qualifizierte elektronische Signatur: Sie erfüllt nicht nur die Anforderungen von Artikel 26, sondern stützt sich darüber hinaus auf eine Zertifikatsvorrichtung durch eine Stelle (in Frankreich die Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information oder ANSII). Sie ist jedoch schwieriger zu implementieren, da sie eine visuelle Überprüfung des Unterzeichners erfordert. Rechtlich gesehen ist sie jedoch die ausgereifteste.
Warum elektronische Signatur und Contract Management-Lösung kombinieren?
Um noch mehr Zeit zu sparen, warum integrieren Sie die elektronische Signatur nicht direkt in Ihre Vertragsmanagement-Software? Anstatt Ihre Verträge in einer Software zu erstellen und zu speichern und das Dokument dann in eine Lösung für elektronische Signaturen zu übertragen, warum nicht alles automatisch an einem Ort erledigen?
Das bietet Ihnen unser Team mit Hyperlex im Rahmen seiner Lösung für das Vertragsmanagement. Verbunden mit DocuSign, HelloSign(Eigentum von Dropbox), YouSign, Universign... Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verträge schneller zu verwalten und unterschreiben zu lassen.
Auf diese Weise vermeiden Sie zu lange Wartezeiten zwischen Verhandlung und Unterzeichnung, die manchmal zu Absagen führen. Ihre Teams gewinnen an Produktivität, und zwar in allen Abteilungen.
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Ja, nutzen Sie die elektronische Signatur für Ihre Verträge!
Heute ist es also völlig legal, einfach und kostengünstig, Verträge digital unterschreiben zu lassen. Mit hoch entwickelten und sicheren Lösungen, die den europäischen Normen entsprechen, ist die elektronische Signatur ein wichtiges Instrument für Unternehmen. Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist die elektronische Signatur eine der grundlegenden Lösungen, die Kosten und Umweltbelastung wirksam senken.
Legal und einfach zu verwenden, ist die elektronische Signatur - umso mehr, wenn sie in eine Software zur Vertragsverwaltung integriert ist - heute unumgänglich!
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