Warum Excel Ihre Verträge nicht vollständig verwalten kann...

Das führende Werkzeug für das Vertragsmanagement in Unternehmen? Excel. Ob es sich nun um die berühmte Microsoft-Software oder um Google Sheet für Cloud-Nutzer handelt, diese Tabellenkalkulationen sind nicht für die Verwaltung von Verträgen konzipiert... Sobald es darum geht, den Vertragszyklus zu verfolgen oder Fälligkeitserinnerungen zu automatisieren, ist Excel nur begrenzt einsetzbar. Ist es im Jahr 2021 nicht an der Zeit, auf ein spezielles Vertragsmanagement-Tool umzusteigen, mit dem man das Potenzial seiner Verpflichtungen voll ausschöpfen kann?

Wie kann Excel zur Verwaltung von Verträgen eingesetzt werden?

Verträge sind komplexe Objekte. An ihnen sind viele Parteien beteiligt und sie beinhalten das Vorhandensein verschiedener Klauseln und Verpflichtungen. Verträge sind nämlich reglementiert und jedes Detail zählt, auch auf die Gefahr hin, dass sie wirtschaftliche und sogar rechtliche Folgen für das Unternehmen haben können. Daher muss es gelingen, das Vertragsmanagement zu organisieren, um sicherzustellen, dass die Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt werden.

Die Tabellenfunktionen von Excel zentralisieren die Vertragsansicht und stellen eine manuelle Nachverfolgung in den Vordergrund. Tabellen ermöglichen eine zusammenfassende Sicht auf den Vertrag und erleichtern so die Kontrolle. Rechtsexperten oder Einkäufer können die Zellen so organisieren, dass sie die Informationen klassifizieren: Firmennamen, Daten für den vorzeitigen Ausstieg aus dem Vertrag, Vertragssumme, Geheimhaltungsklausel usw. So werden in der Tabelle die wichtigsten Vertragsdaten und die mit diesen Daten verbundenen Verpflichtungen zentral erfasst.

Es kommt häufig vor, dass ein einmal unterzeichneter Vertrag nicht mehr beachtet wird. Ein Fehler, wenn man bedenkt, welche Folgen es haben kann, wenn ein Unternehmen zur Verantwortung gezogen wird, wenn es seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt.

Die Grenzen von Excel für das Vertragsmanagement? Zunächst einmal werden die Informationen manuell eingetragen, eine zeitraubende und natürlich fehleranfällige Aufgabe. Darüber hinaus ist das Tool statisch. Man muss daran denken, die Informationen regelmäßig zu aktualisieren, um wirklich von der Zentralisierung zu profitieren. Das Tool wird schnell an seine Grenzen stoßen, wenn es darum geht, den Sachverständigen z. B. über seine vertraglichen Fristen zu informieren. Wenn Sie nicht alle wichtigen Termine in Ihren Kalender eintragen, können Sie mit Excel keine automatischen Erinnerungen planen.

Vor Hyperlex benutzte ich Excel-Tabellen, um alle Verträge zu verfolgen: eine Tabelle für Vertriebsverträge, eine Tabelle für Mietverträge usw. Die Tabellen wurden von den Mitarbeitern des Unternehmens selbst erstellt. Die tägliche Verfolgung von Fristen und generell von wichtigen Informationen war komplex. Man musste daran denken, jeden Tag alle Tabellen zu kontrollieren, keine Deadline zu vergessen, die Warn-E-Mails an die operativen Mitarbeiter vorauszuplanen... Die Pflege dieser Dateien kostete mich viel Zeit. Ich suchte nach einem Tool, mit dem ich täglich Zeit sparen und gleichzeitig eine zuverlässige Überwachung gewährleisten konnte.
Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate bei Fill-Med Laboratory

Jenseits von Excel: Auf dem Weg zu einer dynamischen Vertragsüberwachung

Die Wahl von Excel zur Verwaltung der Vertragsdatenbank mag zunächst wie eine gute Idee erscheinen. Das Tabellenkalkulationsprogramm hat den Vorteil, dass es für das Unternehmen kostengünstig ist und die Mitarbeiter meist schon mit dem Tool vertraut sind. Auf lange Sicht kann sich diese Entscheidung jedoch als weitaus kostspieliger und umständlicher erweisen. Sobald die Menge der jährlich zu verwaltenden Verträge größer wird, stößt das Tool an seine Grenzen, was die aktuelle Überwachung, die Zusammenarbeit und sogar die Sicherheit betrifft.

Wenn Sie sich anstelle von Excel für eine Software entscheiden, die auf Vertragsmanagement spezialisiert ist, bieten Sie Ihren Teams :

Eine Zentralisierung der aktualisierten Vertragsinformationen
Intelligente Suchmöglichkeiten mit mehreren Kriterien
Eine Überwachung der Verpflichtungen
Mehr Sicherheit

→ Vertragliche Zentralisierung

In Excel können Sie nicht Ihre gesamten Vertragsinformationen speichern, und das ist auch normal, denn das ist nicht seine Aufgabe. Mit dieser Organisation können Sie sich mit Dokumenten konfrontiert sehen, die an verschiedenen Orten gespeichert sind, manchmal ohne Zusammenhang, und es kann sogar passieren, dass Ihre Dokumente einfach unzugänglichsind... Es kann nämlich sein, dass nur eine Person Zugriff auf den Vertrag hat, wenn er auf ihrem Computer gespeichert ist, und in diesem Fall wird jede Aussicht auf eine Zusammenarbeit unmöglich. Die Zusatzvereinbarungen sind auch über die verschiedenen Speichermedien (Server, USB-Stick, Archiv...) verstreut, sodass es nicht möglich ist, eine aktuelle Vertragshistorie und -verfolgung aufrechtzuerhalten. Dieses Risiko ist im Zeitalter mobiler Teams, die im Home Office arbeiten oder das Unternehmen wechseln können, noch größer...

Mit einer Software zur Vertragsverwaltung werden alle Dokumente an einem Ort zentralisiert, in einem einzigen, sicheren Speicherbereich. Sie werden nach der Nomenklatur Ihres Unternehmens (nach Ländern, Geschäftseinheiten, Vertragstypologien usw.) geordnet und sind für Ihre Mitarbeiter zugänglich. Sie können auch die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Ordner und/oder Dokumente festlegen, lesen und/oder schreiben, um so Ihre Vertragsdaten zu sichern.

Welche Unterschiede gibt es zu einem klassischen Drive? Der Zugang zu Ihren Vertragsdaten mit einem Klick, die Benachrichtigung über Ihre Fälligkeiten per E-Mail... Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus!

→ Intelligente Suche

Es versteht sich von selbst, dass es ohne ein zentrales Speicherwerkzeug kompliziert ist, nach Informationen über einen seiner Verträge zu suchen. Excel-Dateien können zahlreich sein, Hunderte von Zellen enthalten und die Funktion "Strg+F" wird nicht ausreichen, um Ihr Dokument zu finden.

Wenn Sie noch weiter gehen und die Verträge, die Sie mit Ihrem Dienstleister abgeschlossen haben, leicht finden möchten, können Sie dies mithilfe einer speziellen Software tun. Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Suchkriterien (Datum, Dauer, Betrag, Sprachen) festlegen und die künstliche Intelligenz analysiert Ihre gesamte Datenbank, um Ihnen das Ergebnis zu liefern. Die Technologien zur Vertragsanalyse sind in der Lage, Ihre Schlüsselelemente zu erkennen, so dass Sie mithilfe der Suchleiste die Vertragskriterien kumulieren können, um Ihre Informationen zu finden, und das Ergebnis bei Bedarf sogar exportieren können.

→ Überwachung von Verpflichtungen

Mit einem Vertragsmanagement- und -analysetool werden Ihre Termine automatisch von der Technologie erkannt, die Ihnen vorschlägt,Erinnerungen darauf zusetzen. Wählen Sie die für Ihr Geschäft und Ihr Unternehmen wichtigen Deadlines aus, benachrichtigen Sie auch Ihre Mitarbeiter über diese Meilensteine und das war's. Das Tool kümmert sich darum, Ihnen Erinnerungen per E-Mail zu schicken, und zwar so oft, wie Sie es wünschen. So verpassen Sie keine vertraglichen Verpflichtungen mehr und behalten den Überblick über Ihre Basis.

"Die automatischen Erinnerungen sind die Funktion, die mir tagtäglich hilft. Anstatt E-Mails an die operativen Mitarbeiter vorzubereiten, um Fristen zu antizipieren, sind all diese Elemente bereits vorkonfiguriert, was mir sowohl eine echte Zeitersparnis als auch Gelassenheit bei der Nachverfolgung bringt."
Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate bei Fill-Med Laboratory

👉 Lies auch: Erkenne schnell deine stillschweigenden Verlängerungen, um deine Kosten besser zu kontrollieren.

→ Konformität und Vertragssicherheit

Sicherheitsbedingungen in Excel festlegen? Das ist schwierig. Mithilfe einer Software zur Vertragsverwaltung werden die Zugriffsrechte schließlich zwischen den Teams und den einzelnen Mitgliedern festgelegt, um böse Überraschungen zu vermeiden... Außerdem können Sie den Vertrag von den zuständigen Personen validieren und unterzeichnen lassen, was wiederum die Informationen zentralisiert und ihre interne Einhaltung sicherstellt.

Die Vorteile einer Vertragssoftware wie Hyperlex? "Zunächst die Intuitivität der Lösung, die eine einfache Bedienung und Integration in das Unternehmen vereint. Zweitens die Flexibilität des Tools, das sich perfekt an unsere Bedürfnisse anpasst. Und schließlich die Reaktionsfähigkeit der Hyperlex-Teams, die schnell reagieren, sobald wir etwas brauchen", bezeugt Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate beim Fill-Med-Labor.

Dies sind nicht die einzigen Möglichkeiten, die eine Software zur Verwaltung und Analyse von Verträgen bietet... Vertragserstellung, Clausier, Kommentare und Anmerkungen, elektronische Unterschrift, statistische Überwachung, API-Anbindung usw. - die Möglichkeiten sind zahlreich! Möchten Sie mehr erfahren?

Broschüre herunterladen

Wir empfehlen Ihnen auch: