Was kann man von einer Vertragsmanagementsoftware erwarten?

Verträge sind für die Entwicklung und den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Ihre Verwaltung kann und darf nicht vernachlässigt werden.

Aus diesem Grund müssen die Rechtsabteilungen die vertraglichen Verpflichtungen genau kennen.

Aber: Wenn das Unternehmen, die Partnerschaften und der Kundenstamm wachsen, steigt auch der Bedarf an Vertragsmanagement. Wenn mehr als 40 Verträge pro Monat zu verwalten sind, ist es wahrscheinlich an der Zeit eine Software für das Vertragsmanagement einzuführen.

Manuelles Vertragsmanagement ist zeitaufwendig

Während 62% der Rechtsabteilungen glauben, dass ihre Arbeitsbelastung zunehmen wird, und 50% der Rechtsabteilungen die Überwachung von Fristen als Hauptrisiko für das Vertragsmanagement ansehen, haben nur 12% künstliche Intelligenz in Form einer Contract-Lifecycle-Management-Lösung in ihre Prozesse integriert (Quelle : Contract Management, die Schlüsselzahlen).

Dennoch ist der Lebenszyklus eines Vertrags lang:

Erstellung und Redaktion
Verhandlungen und Änderungen
Validierung und Unterschrift
Speicherung und Nachverfolgung

Diese Aufgaben müssen sorgfältig ausgeführt werden. Da Fehler menschlich sind, kann die manuelle Vertragsverwaltung nicht nur viel Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen, sondern auch verschiedene Probleme mit sich bringen: die Nichteinhaltung einer Frist mangels Erinnerung, das Vergessen einer Verlängerung etc.

Die meisten dieser täglichen Aufgaben lassen sich mithilfe einer Vertragsmanagementsoftware sehr leicht automatisieren.

Indem Sie es Ihren Juristenteams ermöglichen, bei der täglichen Vertragsverwaltung Zeit zu sparen, können Sie zudem Ihre Effizienz und Produktivität steigern. Da durch die Automatisierung von Aufgaben ein Teil der Nachverfolgung von Verträgen wegfällt, kann sich Ihr Anwaltsteam auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Indem der Austausch und die manuellen Eingriffe in jeder Phase des Vertragslebens auf ein Minimum reduziert werden, beschleunigt die Automatisierung des Vertragsmanagements Ihre Verhandlungen um 50% (Quelle :Contract Management, die wichtigsten Zahlen).

Mit diesen Lösungen für das Vertragsmanagement können Sie auch den Austausch und die Überwachung zwischen Ihren verschiedenen Teams erleichtern: Rechtsabteilung, Verkaufsleitung, Einkaufsleitung usw. Sie laufen nicht mehr Gefahr, einen Vertrag aus den Augen zu verlieren (im Durchschnitt werden immer noch 10% der Verträge eines Unternehmens verlegt) oder einen Vertrag standardmäßig zu verlängern, ohne ihn vor Ablauf der vertraglichen Frist neu verhandelt zu haben.

Vertragsmanagement-Software: ein effektiver Weg, um Ihre täglichen Aufgaben zu automatisieren

Ob in der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung, dem Einkauf, Vertrieb oder der Personalabteilung: Die Verträge werden von verschiedenen Personen bearbeitet, gespeichert, verfolgt und analysiert.

Damit Ihnen keine Informationen verloren gehen und Sie keine Fristen vergessen, können Sie mit einem Vertragsmanagement-Tool einige Aufgaben mit geringem Mehrwert, die aber dennoch unerlässlich sind, automatisieren:

Suchen und Eingeben von Informationen: Unabhängig von der Anzahl der Beteiligten behalten Sie den Überblick über Ihren Vertrag und können Aktualisierungen einfach nachverfolgen.
Prozess der Vertragsgenehmigung : Behalten Sie unter allen Umständen die Kontrolle über Ihre Verträge.
Anforderungen an die Einhaltung des gemeinsamen Klausurenkatalogs und der Vertragsvorlagen.
Erinnerungen an Vertragsfristen: Vergessen Sie kein Datum mehr, ohne auch nur daran denken zu müssen.

📄 Gut zu wissen: Mit einer Lösung für das Contract Lifecycle Management (CLM) können Sie sogar Ihre eigene digitale Vertragsbibliothek einrichten, die allen Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf die von ihnen benötigten Verträge und Rechtsdokumente ermöglicht - unabhängig von ihrem Standort und auf völlig sichere Weise.

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Egal, welche Software Ihre Teams in den Bereichen Recht, Vertrieb usw. täglich nutzen, Hyperlex passt sich all Ihren Gewohnheiten an.

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Hyperlex lässt sich in Ihre Tools integrieren, um eine reibungslose, einfache und optimierte Verwaltung Ihrer Verträge zu ermöglichen:

⏰ Automatische Mahnungen, mit denen Sie bei Fälligkeiten, stillschweigenden Verlängerungen, missbräuchlichen Klauseln oder außerordentlichen Beträgen Kosten sparen können.
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🔒 Nachverfolgung und vollständig gesicherter Verlauf von der Erstellung bis zur Unterzeichnung des Vertrags (nicht zu vergessen seine Änderungen und Verlängerung).
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