Ab einer bestimmten Menge an Verträgen wird es für Unternehmen schwierig, diese effizient zu verwalten und zu überwachen. Deshalb gibt es Lösungen für das Vertragsmanagement, d. h. digitale Werkzeuge, die die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus vereinfachen und optimieren.
Diese Tools beinhalten sogenannte Validierungs-Workflows, d. h. Kreisläufe, die den Prozess der Vertragsvalidierung zentralisieren. Diese digitalisierten Abläufe ermöglichen es allen Validierern, das Dokument einzusehen und zu ändern, bevor sie zur endgültigen Validierung gelangen. Natürlich sind diese Kreisläufe nicht starr; Unternehmen können sie je nach den Besonderheiten des Vertrags oder den internen Prozessen einrichten. In diesem Artikel erfahren Sie alles über diese Wege.
Warum sollten Sie sich für eine digitalisierte Genehmigung Ihrer Verträge entscheiden?
Verträge aus der Ferne validieren
Seit der Gesundheitskrise hat der Fernhandel stetig zugenommen. Heute ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung,Tools anzubieten,mit denen Verträge aus der Ferne sicher validiert und unterzeichnet werden können. sicher.
Die digitale Genehmigung ist die Antwort auf diesen Bedarf, denn sie ermöglicht es, dass auch geografisch entfernte Personen ein und dasselbe Dokument validieren und gegebenenfalls Änderungen vornehmen können. Die Validierung erfolgt zentral auf einer einzigen Plattform und kann somit reibungslos und ohne organisatorische Einschränkungen durchgeführt werden.
Flüssigerer Austausch
Tatsächlich ist ein weiterer bemerkenswerter Vorteil von Workflows zur Validierungist die Vereinfachung des Austauschs. Bei einer manuellen Verwaltung ist die Validierungsphase eines Vertrags oft mit einem langen und komplexen Austausch verbunden: endloses Hin und Her zwischen den Parteien, Mahnungen per E-Mail, mehrere Versionen des Vertrags, die verloren gehen oder sich vermischen können... Die E-Mail als einziges Kommunikationsmittel zeigt schnell ihre Grenzen auf!
Im Vergleich zu E-Mails haben Freigabe-Workflows den Vorteil, dass sie einen Rahmen vorgeben, der den Austausch vereinfacht. Innerhalb eines Genehmigungskreislaufs müssen die Parteien nicht mehr nacheinander laufen, um die Validierungen zusammenzustellen; das Tool kümmert sich um alles! So wird die Kommunikation zwischen der RechtsabteilungDie Rechtsabteilung, die operativen Mitarbeiter und die externen Validierer (Kunden oder Lieferanten) können sich gegenseitig unterstützen.
Eine spürbare Zeitersparnis
Das ganze Hin und Her im Zusammenhang mit der Validierung des Vertrags, ganz zu schweigen von den zahlreichen Änderungen des Dokuments, ist eine zeitraubende Aufgabe. Die Rechtsabteilungen sind oft überfordert!
Die meisten Schritte des Validierungsprozesses sind jedoch von Vertrag zu Vertrag gleich und können automatisiert werden, um Zeit zu sparen.
Diese Tools sind einfach zu erlernen und sparen der Rechtsabteilung und anderen Validatoren viel Zeit, die sie für wertschöpfende Aufgaben nutzen können.
Mehr Kontrolle über den Validierungsprozess
Zeitraubende E-Mail-Schleifen stellen auch ein Problem der Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit dar.
Alle Mitarbeiter wissen, wie schwierig es ist, in diesem vielfältigen Austausch eine bestimmte Information wiederzufinden!
Mit der digitalisierten Genehmigung fällt ein weiteres Problem weg. Denn Validierungs-Workflows zentralisieren alle Informationen auf einer Plattform, sodass alle Validatoren viel leichter darauf zugreifen können.
Die digitalisierte Genehmigung ermöglicht auch die Sicherheit der Parteien: Man kann nämlich einen geordneten Arbeitsablauf wählen, bei dem die Freigabe eines Ansprechpartners notwendig ist, um die Freigabe der nachfolgenden Ansprechpartner zu erhalten. Diese Funktionsweise sorgt für Zuverlässigkeit und Sicherheit und stärkt die Konformität der Dokumente.
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Der Vorteil der Flexibilität
Die digitalisierte Genehmigung ist sicher und sicher, aber dennoch eine flexible Technologie.
Die Ziele ihrer Einführung können nämlich je nach Unternehmen und sogar generell je nach Art des Vertrags variieren: In einigen Fällen stehen Sicherheit und Konformität an erster Stelle, in anderen wird vor allem ein schneller und reibungsloser Austausch angestrebt.
Je nach diesen Prioritäten und auch je nach den Besonderheiten jedes Vertrags (Gegenstand, Betrag, Validierer...) sind die Anforderungen an den Workflow also unterschiedlich. Aus diesem Grund sind die Validierungskreisläufe parametrisierbar.
Der Benutzer kann insbesondere zwischen einer sequenziellen und einer parallelen Validierung wählen. Bei einer sequenziellen Validierung ist die Reihenfolge, in der die Parteien zustimmen, wichtig und wird im Voraus festgelegt: Wenn der erste Gesprächspartner nicht zustimmt, kann der zweite nicht zustimmen usw. Bei einer parallelen Validierung hingegen spielt die Reihenfolge keine Rolle, so dass alle Parteien das Dokument unabhängig voneinander validieren können.
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Hyperlex ermöglicht Ihnen die papierlose Genehmigung von Verträgen
Hyperlex ist ein Online-Tool für das Vertragsmanagement, das es Unternehmen ermöglicht, den Vertragsprozess in allen Phasen zu vereinfachen. Insbesondere enthält die Hyperlex-Software ein Modul für die digitale Genehmigung, das die gesamte Phase der Vertragsvalidierung vereinfacht, beschleunigt und sicher macht.
Dieses Modul ist flexibel; es ermöglicht insbesondere die Wahl zwischen einer sequenziellen und einer parallelen Validierung. Die Schritte des Validierungskreislaufs werden vollständig vom Experten des Unternehmens festgelegt. Je nach den mit dem Vertrag verbundenen Anforderungen kann die Definition des Kreislaufs erfolgen :
- Nach dem Import des Dokuments (im Word-Format oder pdf).
- Indem Sie den Workflow im Voraus festlegen.
In jedem Fall vereinfacht das Tool den Austausch zwischen den operativen Mitarbeitern und der Rechtsabteilung. Der Rechtsexperte muss nicht mehr mehrere E-Mails an die operativen Mitarbeiter schicken, um die Anwendung der Vertragsregeln zu überwachen, sondern kann diese direkt in den Genehmigungsprozess einbeziehen.
Der Hyperlex-Validierungs-Workflow ist außerdem viel schneller als eine manuelle Validierung und ermöglicht den Validatoren mehr Autonomie.
👀 Zum Download: Trace One, wie man mit Hyperlex die Rechts- und Finanzabteilungen angleichenkann.
Außerdem wird die Person, die die Anfrage initiiert hat, in Echtzeit über alle Antworten benachrichtigt. So kann er die Validierung leichter verfolgen und schnell eingreifen, wenn es zu einer Blockade kommt. Sobald der Vertrag validiert ist, wird der Antrag auf elektronische Unterschrift kann direkt aus dem Tool heraus gestartet werden.
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