Digitale Transformation im Einkauf: 5 Tools, die Sie 2022 testen sollten

70% der Einkaufsabteilungen planen, ihre Investitionen in digitale Tools beizubehalten oder zu erhöhen*.

Die Gesundheitskrise hat die Gewohnheiten der Einkäufer verändert, die nun nach Lösungen für ihre geschäftlichen Anforderungen suchen.

In einem Weißbuch geben Ihnen die Digitalisierungsexperten Hyperlex, HelloSign, Libeo, Spendesk und Freelance.com die Schlüssel für eine optimale Transformation an die Hand - von der elektronischen Signatur über die Digitalisierung von Rechnungen bis hin zur Steuerung des Geschäftsbetriebs.

Der Einkauf: eine Unternehmensfunktion im Wandel

Der Einkauf ist für die Suche nach Lieferanten zuständig, um die Versorgung des Unternehmens zu gewährleisten, damit es funktionieren und produzieren kann. Er trägt zur Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens (Kosten, Produktions- und Lieferfristen usw.) sowie zur Qualität der gelieferten Produkte bei und verhindert gleichzeitig, dass es zu Lieferengpässen kommt.

Seit einigen Jahren ist das Motto des Einkaufs nicht mehr nur der Preis. Zwar bleibt die Suche nach dem niedrigsten Preis ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl von Lieferanten und Partnern, aber andere Kriterien haben nach und nach an Bedeutung gewonnen: Qualität, Innovation und CSR (soziale Verantwortung des Unternehmens).

Von nun an sind es die drei Säulen der nachhaltigen Entwicklung, an denen sich die Einkaufsabteilungen orientieren: Wirtschaft, Soziales und Umwelt.

Die Sicht auf den Beruf hat sich also allmählich verändert: Statt den alten Geboten zu folgen, sind Einkäufer nun auf der Suche nach Innovationen und neuen Lösungen für ihre neuen Probleme.

🔢 3 Schlüsselzahlen aus der aktuellen PwC-Studie zur Digitalisierung des Einkaufs :

42% - das ist der Prozentsatz der Einkaufsprozesse, die heute digitalisiert sind.
+ 39% - das ist der erwartete Anstieg der Anzahl der Nutzer von Procure-to-Pay- und Source-to-Contract-Tools im Jahr 2022.
900.000 € - das ist das geschätzte Durchschnittsbudget im Jahr 2022 für den Kauf von digitalen Werkzeugen.

Wenn die Covid-19-Krise sich einmischt

Während die Einkaufsabteilungen langsam mit ihrem Wandel begannen, kam die Gesundheitskrise wie ein Tritt in den Ameisenhaufen. Die Unternehmen mussten ihre Prioritäten neu setzen, um trotz der Einschließung, der logistischen Probleme und der drohenden Lähmung der Lieferketten, der Telearbeit usw. weiterarbeiten zu können.

So ist die Einführung von bislang als nicht prioritär eingestuften papierlosen Werkzeugen (wie der elektronischen Signatur) für das Überleben der Unternehmen unerlässlich geworden. Selbst wenn ihre Mitarbeiter zu Hause eingesperrt sind, müssen Unternehmen weiterhin in der Lage sein, Verträge zu unterzeichnen, ihre vertraglichen Fristen einzuhalten, Vertragsverlängerungen zu verwalten und Informationen an die richtigen Personen weiterzugeben usw., um die Kontinuität der Unternehmensproduktion zu gewährleisten.

Diese etwas erzwungene Neuorganisation hat dazu geführt, dass die Einkaufsabteilungen eine führende Rolle in der Funktionsweise des Unternehmens eingenommen haben. Mehr als eine Unterstützung für die Kontinuität des Geschäftsbetriebs ist die Einkaufsfunktion zu einem Motor für Innovation und Anpassungsfähigkeit geworden, der ständig auf der Suche nach noch weitergehenden digitalen Werkzeugen ist.

3 Prioritäten der Käufer in Frankreich 🇫🇷.

Kostensenkung
Risikomanagement
digitale Transformation

Der ideale Werkzeugkasten einer Einkaufsleitung

Der Einkauf weigert sich, zu alten Praktiken zurückzukehren, und reitet stattdessen auf der Welle der Innovation, die durch die Gesundheitskrise für das Überleben der Unternehmen unerlässlich geworden ist. Die Einkäufer haben verstanden, dass nichts (oder fast nichts) der Entmaterialisierung entgeht: elektronische Unterschrift, Vertragsmanagement und Contract Lifecycle Management (CLM), Verwaltung von Spesenabrechnungen, Management des Einkaufszyklus, P2P (procure-to-pay).

Viele zeitraubende und wenig wertschöpfende Aufgaben können digitalisiert und automatisiert werden. Das Unternehmen gewinnt dadurch an Produktivität.

👀 Auch lesenswert: Warum ist Vertragsmanagement für Einkäufer sinnvoll?

#1 - Die elektronische Unterschrift

Die elektronische Signatur ist nicht nur einfach, schnell und effizient, sondern passt auch perfekt zur sozialen Verantwortung der Unternehmen.

Vorbei ist die Zeit, die mit dem Ausdrucken, Versenden und Aufbewahren einer astronomischen Menge an Papier verschwendet wurde! Ohne sich treffen zu müssen (Covid-19-Krise zwingt), ermöglichte die elektronische Signatur den Unternehmen, ihre Geschäfte weiterzuführen und neue Verträge (Lieferantenverträge und Kundenverträge) zu unterzeichnen.

#2 - Die digitalisierte Verwaltung von Verträgen

Mit einem geeigneten Tool für das Contract Lifecycle Management können Sie die Verwaltung all Ihrer Verträge vereinfachen- von der Erstellung über die Verhandlung und Überwachung bis hin zur Verlängerung. In jeder Phase und unabhängig davon, wo Sie sich befinden (im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen zu einem Kunden oder Lieferanten), haben Sie mit Ihrem CLM Zugriff auf alle Dokumente, die Sie benötigen.

💡 Gut zu wissen: Sie können auch automatische Erinnerungen einrichten, die Sie auf eine Vertragsfrist (Zahlung, Lieferung, Verlängerung usw.) hinweisen, damit Sie keinen Schritt bei der Verfolgung Ihrer Verträge vergessen und gleichzeitig täglich wertvolle Zeit sparen. Außerdem können Sie diese Informationen sicher mit Ihren Mitarbeitern teilen, egal wo sie sich befinden.

#3 - Ein dediziertes Steuerungsinstrument für die Einkaufsfunktion

Im Rahmen der Entwicklung und Einführung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) befürworten viele Einkaufsfunktionen die Schaffung eines dedizierten Steuerungsinstruments. Leistungsüberwachung, automatisierte Dashboards, vereinfachte Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten für eine optimierte Nachverfolgung...

Ein solches Tool würde zweifellos dazu beitragen, die Produktivität, den Lesefluss und die Qualität zu steigern.

#4 - Die Verwaltung von Spesenabrechnungen

Dies ist vielleicht die zeitaufwändigste, fehler- und betrugsanfälligste Aufgabe und gleichzeitig diejenige mit dem geringsten Mehrwert. Durch die Digitalisierung der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen (Registrierung, Überprüfung, Freigabe, Speicherung und Archivierung...) sparen Sie Ihren Teams wertvolle Zeit.

💡 Gut zu wissen: Ein einfaches Foto von einem Smartphone reicht aus, um einen Beleg zu erstellen, den Sie aus der Ferne versenden können. Eine Erkennungssoftware stellt außerdem sicher, dass die Rechnung echt ist und prüft, ob es sich nicht um ein Duplikat handelt, um Betrugsversuche zu verhindern.

#5 - Elektronische Rechnungsstellung

Die noch wenig genutzte elektronische Rechnungsstellung wird sich ebenfalls als unverzichtbares Element im Leben eines Unternehmens durchsetzen, zumal sie ab 2026 verpflichtend sein soll. Sie können sich also auch schnell ausrüsten!

Digitalisierung ist gut, aber gut digitalisieren ist noch besser!

Unabhängig davon, wie viel Digitalisierung Ihr Unternehmen benötigt, müssen Sie vor allem die Sicherheit Ihrer Daten und die ordnungsgemäße Verwaltung der Werkzeuge, die Sie einsetzen werden, sicherstellen.

Unser Rat: Achten Sie zwischen der Auswahl der für Sie geeigneten Lösung, ihrer Einführung und der Schulung Ihrer Mitarbeiter für eine optimale Nutzung darauf, dass Sie von vertrauenswürdigen Fachleuten begleitet werden.

Um alles über die digitale Transformation von Einkaufsabteilungen zu erfahren, laden Sie das Weißbuch :

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* Quelle: Studie Digital Procurement, PwC, 2020

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