Risiken sind ein integraler Bestandteil jeder rechtlichen Vereinbarung. Doch wie lassen sie sich reduzieren oder gar beherrschen?
In diesem Artikel verraten wir dir unsere 7 besten Tipps!
Best Practices zur Bewältigung von Vertragsrisiken mit einer Vertragsmanagement-Software
Risikofaktoren in Bezug auf Verträge
Welche wichtigen Risikofaktoren muss man bei der Verwaltung seiner Verträge jeden Tag berücksichtigen?
→ der Zugriff auf Verträge durch die falschen Personen
→ unberechtigter Zugriff auf Verträge durch bestimmte Teams/Personen.
→ die Nichteinhaltung bestimmter Verträge / Klauseln.
→ die Nichteinhaltung von vertraglichen Verpflichtungen
→ Verlängerungsdaten, die man verpasst, und damit stillschweigende Verlängerungen, die einen standardmäßig erneut binden.
Wie können diese Risiken verringert werden?
Rechtsteams mindern Vertragsrisiken, indem sie spezifische Klauseln einbauen: Entschädigungsklauseln, Haftungsklauseln, Versicherungsklauseln, Kündigungsklauseln, Garantieklauseln, haftungsbeschränkende Klauseln etc. Diese manuellen Methoden sind ein erster Baustein zum Schutz Ihrer Vertragsdaten.
Aber wie können Sie noch weiter gehen? Seien Sie sich bewusst, dass eine Lösung für Vertragsmanagement (auch CLM genannt) das Risikomanagement dank zahlreicher angepasster Funktionen erheblich erleichtern kann!
💡Gut zu wissen: Auch als Vertragsmanagement-Software bezeichnet, ist ein CLM eine schlüsselfertige Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, jeden Schritt im Lebenszyklus ihrer Verträge zu optimieren und ihre Verträge täglich automatisiert zu verfolgen. Der Schlüssel ist genau das: Automatisierung.
Mit einem solchen Tool ist es möglich: seine Verträge und Klauseln in einer speziellen Bibliothek zu zentralisieren, nach vertraglichen Informationen zu suchen, einen Vertrag zu erstellen, ihn zu kommentieren und mit Anmerkungen zu versehen, ihn zu unterschreiben und zu bestätigen, aber auch seine Verpflichtungen zu verfolgen, seine gesamte Vertragsbasis zu speichern, Erinnerungen an Fälligkeiten zu erstellen, seine Vertragsaktivitäten mithilfe von Dashboards und KPIs zu verfolgen...
Hier sind 7 Funktionen von Vertragsmanagement-Software, mit denen Sie Vertragsrisiken durch die Automatisierung verschiedener Aufgaben und die Zentralisierung all Ihrer Vertragsdaten mindern können.
1) Verpassen Sie keine Termine mehr dank Benachrichtigungen und Alerts.
Fälligkeiten zu verpassen oderVerträge aufgrund stillschweigender Verlängerungenverlängert zu sehen , führt oft zu schweren finanziellen Folgen. Und das Schade daran ist, dass all dies mit der richtigen Software zur Vertragsverwaltung vermieden werden kann!
Mit einer solchen Software können Sie automatische Warnmeldungen und Aufgaben für alle Ihre Verträge einrichten. In jeder Phase des Lebens Ihres Vertrags werden Sie darüber benachrichtigt, was Sie zu tun haben.
2) Entscheiden Sie durch eine feine Benutzerverwaltung, wer auf Verträge zugreifen darf.
Einige Vertragsmanagement-Software bietet die Möglichkeit, rollenbasierte Berechtigungen einzurichten.
So erlauben sie einer Person, bestimmte Arten von Dokumenten, vertraulichen Informationen oder Verträgen zu lesen, zu ändern oder zu bestätigen. Der Zugang zu anderen Verträgen, bei denen es unnötig oder gefährlich wäre, sie einzusehen oder zu ändern, ist ihr jedoch untersagt.
3) Schützen Sie Vertragsdaten mithilfe von Verschlüsselung
Ein weiterer Schlüssel zum Schutz Ihrer Verträge vor dem Risiko eines unberechtigten Zugriffs - insbesondere von außerhalb der Organisation - ist die Verschlüsselung aller Daten in Ihren Dokumenten.
Einige Vertragsmanagementsoftware verschlüsselt Informationen im Ruhezustand und auf dem Transportweg mit den neuesten Verschlüsselungsstandards.
👉 Ruhende Daten beziehen sich auf alle Daten, die in Ihrer Contract Management-Lösung gespeichert sind.
👉 Daten im Transit beziehen sich auf alle Daten, die extern zu oder von Ihrer Contract Management-Lösung, einem Nutzer oder einer anderen Anwendung gesendet werden.
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4) Verbesserung der Einhaltung von Klauselbibliotheken
Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist eines der bekanntesten vertraglichen Risiken. Einige EU-Verträge bieten Ihnen die Möglichkeit, Klauseln zu erstellen. Auch als Klauselsammlungen bezeichnet, dienen sie mehreren Zwecken:
Klauselvorlagen erstellen
Rechtsteams können Vorlagen (oder Templates) für Klauseln erstellen, die einfach in Verträge eingefügt werden können. Diese Vorlagen dienen als Referenzklauseln und können leicht mit anderen Klauseln verglichen werden, die in Ihren im ALM gespeicherten Verträgen enthalten sind.
Vergleichen Sie die Klauseln Ihrer Verträge mit Ihren Standards
Sie werden alarmiert, wenn die Klauseln eines externen Vertrags zu stark von Ihren eigenen Klauseln abweichen. Unsere proprietäre künstliche Intelligenz zeigt Ihnen direkt im Vertrag die risikoreichen Klauseln sowie die Höhe des Risikos an.
5) Verbesserung der Einhaltung von Vorschriften mithilfe von Vertragsvorlagen
Mit einem CLM können Sie Musterverträge erstellen und diese einfach an die operativen Mitarbeiter weitergeben. Sobald Sie einen Vertrag aktualisieren, wird alles in der Plattform synchronisiert.
Dies verhindert, dass die Rechtsabteilungen mit Anfragen konfrontiert werden wie: Wo ist das Template abgelegt? Ist das die Version, die ich verwenden muss? Können Sie mir das neue Template übertragen?
6) Fehler während der Verhandlungsphase vermeiden
In der Verhandlungsphase, wenn mehrere Personen an einem Vertrag arbeiten, kann schnell ein Fehler passieren! Und das ist menschlich: Manchmal werden bestimmte Änderungen oder Kommentare vergessen, oder es wird die falsche Kopie des Vertrags verwendet...
Mit einem CLM wird die Verwaltung der verschiedenen Versionen von Verträgen (auch Versionierung genannt) automatisch verwaltet. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Versionen, die Sie behalten möchten, selbst zu importieren.
7) Interne Validierungs-Workflows einrichten
Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie vergessen haben, bestimmte Personen in die E-Mail-Schleife zur Bestätigung von Verträgen aufzunehmen? Oder die richtigen Validierer immer und immer wieder anschreiben zu müssen, weil sie aus Zeitgründen nicht zugestimmt haben, den Vertrag zur Unterschrift zu versenden?
Wenn Sie die internen (oder externen) Genehmigungen von Verträgen digitalisieren, können Sie sich von diesem endlosen Hin und Her verabschieden.
Mit einer Funktion namens "Validierungs-Workflow" können Sie sicher sein, dass :
Es sind immer die richtigen Validierer, die in die Schleife geschaltet werden. Beispiel: Bei einem Kaufvertrag über 5.000 Euro muss der Finanzvorstand den Vertrag freigeben.
Der Vertrag wird freigegeben. Der Finanzdirektor wird automatisch per E-Mail erinnert, solange der Vertrag nicht validiert ist.
Worauf Sie achten müssen, um Ihre Vertragsrisiken zu beherrschen :
✔️ Rationalisieren und automatisieren Sie die Verwaltung Ihrer Verträge.
✔️ Zentralisieren Sie alle Ihre Verträge und Vertragsdaten in einem sicheren, benutzerfreundlichen und cloudbasierten Repository.
✔️ Erstellen Sie mithilfe von Bibliotheken mit Klauseln und Vertragsvorlagen schneller verhandlungsreife Verträge.
✔️ Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen, automatisieren Sie die Versionsverwaltung und die elektronische Unterzeichnung von Verträgen ...
✔️ Automatisieren Sie Validierungsabläufe und Warnmeldungen, um die Effizienz und die Einhaltung von Verträgen zu verbessern.
Wie lautet das Fazit? Mit einem CLM ist Schluss mit der manuellen Nachverfolgung, Sie können endlich Ihre Verträge vergessen und wer weiß, vielleicht sind sie es, die an Sie denken...
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