Alles, was Sie über den Rechtsdienst wissen müssen

Die Rechtsabteilung nimmt in Unternehmen einen zunehmend strategischen Platz ein. Eine Studie des Cercle Montesquieu und des AFJE, die 2021 durchgeführt wurde, belegt, dass drei von vier Rechtsdirektoren mittlerweile in die Führungsgremien und Exekutivausschüsse ihrer Unternehmen eingebunden sind. 

Wer arbeitet also in der Rechtsabteilung eines Unternehmens? Was ist ihr Aufgabenbereich oder ihre Verantwortung? Vor welchen Herausforderungen stehen die Rechtsabteilungen heute, insbesondere bei der Modernisierung ihrer Werkzeuge? Hyperlex, die SaaS-Software für Vertragsmanagement, die für Rechtsabteilungen entwickelt wurde, sagt Ihnen alles darüber.

Rechtsdienst, Definition

Die Rechtsabteilung nimmt in einem Unternehmen eine entscheidende Rolle ein. Sie besteht überwiegend aus Juristen, d. h. Rechtsspezialisten, die man mit den "Anwälten" eines Unternehmens vergleichen könnte. 

Mittlere und große Unternehmen sind gut beraten, eine Rechtsabteilung zu haben, die ihre Interessen schützt. Kleinere Unternehmen wie Start-ups beauftragen in der Regel Anwälte, wenn es nötig ist.  

Die Rechtsabteilungen sind für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens aus rechtlicher Sicht verantwortlich. Sie sind insbesondere für die Anwendung der entsprechenden Vorschriften und Normen sowie für deren Aktualisierung verantwortlich, und zwar sowohl im internen als auch im externen Bereich. Dies erfordert eine tägliche Rechtsbeobachtung und ein Expertenwissen über die damit verbundenen Herausforderungen. 

Zunehmend muss sich die Rechtsabteilung auch mit Fragen des Datenschutzes und der Einhaltung von Vorschriften befassen.

Schließlich nimmt er auch in Bezug auf die Beratung eine strategische Position ein. Seine Rolle besteht darin, sein Fachwissen weiterzugeben und die Interessen des Unternehmens bei Projekten, Verhandlungen oder auch im Vorstand zu vertreten.

Kurz gesagt: Die Rechtsabteilung ist in den Augen des Gesetzes der Hüter des ordnungsgemäßen Funktionierens des Unternehmens. ⚖️

Die Verantwortlichkeiten der Rechtsabteilung

Unabhängig von der Branche wird die Rechtsabteilung bei allen wichtigen Entscheidungen eines Unternehmens zu Rate gezogen. Ob es sich um eine Einstellung, einen neuen Lieferantenvertrag, einen Handelsvertrag, die Entwicklung eines neuen Produkts oder auch einer neuen Dienstleistung handelt... kein Vertrag kann ohne die Beteiligung - und die Verantwortung - der Rechtsabteilung geschrieben oder auch nur abgeschlossen werden.

Dank ihrer Kenntnis der nationalen und europäischen Richtlinien, der geltenden Gesetze und Verordnungen zeigt die Rechtsabteilung die Vorgehensweise auf, sowohl im Hinblick auf die Einhaltung der Vorschriften als auch auf die Beherrschung von Risiken.

    Dies sind die Bereiche, in denen die Rechtsabteilungen tätig werden: 

    🗂️ O rganisation: Juristen stellen sicher, dass bei Fusionen, Übernahmen oder Unternehmensverkäufen die besten Praktiken angewandt werden;

    💙 Kerngeschäft : Juristen müssen die Regeln kennen, die je nach Branche des Unternehmens gelten, seien es Gesundheitsstandards oder Probleme mit dem geistigen Eigentum;

    👩💻 Arbeitsmarkt : Juristen verwalten die Verträge, die das Unternehmen und den Arbeitnehmer binden;

    🛡️ Die Beziehung zum Kunden : Juristen stellen sicher, dass die Gesetze der DSGVO ordnungsgemäß eingehalten werden, insbesondere beim Schutz personenbezogener Daten;

    🤝 Geschäftsentwicklung: Juristen greifen in Verhandlungen ein, um die Verträge, die das Unternehmen an den neuen Kunden binden, auf ihre Konformität zu überprüfen.

    Gut zu wissen: Hyperlex begleitet Sie während des gesamten Lebenszyklus des Vertrags.

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    Rechtsabteilung und Verträge

    Wie bereits erwähnt, ist die Rechtsabteilung in alle Phasen des Lebenszyklus von Verträgen involviert und gewährleistet die Organisation und ordnungsgemäße Ausführung dieser Dokumente. 

    Der Vertrag ist der wichtigste Bestandteil im Geschäft der Rechtsabteilungen. Er stellt einen strategischen Vermögenswert dar und enthält eine Vielzahl von entscheidenden Daten wie Daten, Klauseln, Beträge...

    Kein Vertrag = keine Durchsetzung des Gesetzes = keine Gesellschaft. 🙁

    Aber was ist dann ein Vertrag? 🤔

    Laut vie-publique.frEin Vertrag ist "eine Verpflichtung oder Vereinbarung, die Verpflichtungen zwischen zwei oder mehreren Personen schafft".

    Verträge zu verwalten ist die Aufgabe der Rechtsabteilungen, und das ist eine echte Wissenschaft! Sie erfordert eine reibungslose Organisation, umso mehr, wenn die durchschnittliche Anzahl der Verträge, die ein Unternehmen zu verwalten hat, laut der Beratungsfirma PwC auf 20.000 bis 40.000 geschätzt wird.

    💡 Wussten Sie schon?

    Laut einer von Deloitte Taj im Jahr 2019 durchgeführten Studie, 52% der Unternehmen wussten nicht, wann ihre Verträge auslaufen.

    Die Lage ist ernst! Bei schlechtem Vertragsmanagement gibt es viele finanzielle und rechtliche Risiken. He ja, ein schlechtes Management kann einem Unternehmen laut IACCM unter anderem einen Umsatzrückgang von etwa 10 % bescheren.

    7 Gründe, eine Rechtsabteilung mit einem CLM zu digitalisieren

    Laut einer Studie von Wolters Kluwer, die im Jahr 2022 durchgeführt wurde, nutzen neun von zehn Rechtsabteilungen täglich juristische Softwarelösungen. Diese Digitalisierung oder digitale Transformation der Rechtsabteilungen ist ein strategischer Hebel für die Unternehmen.

    Sie besteht darin, die Arbeitsmethoden und Werkzeuge der Rechtsabteilungen umzugestalten, damit sie mehr Zeit für ihre wertschöpfenden Aufgaben haben.

    Zu den Werkzeugen, die den Alltag von Rechtsabteilungen optimieren helfen, gehört auch Software für das Vertragsmanagement, das sogenannte CLM (Contract Lifecycle Management). Diese ermöglichen es ihnen, die Kontrolle über ihre wichtigsten Daten zu übernehmen: den Vertrag. 

    Neben der Kontrolle finanzieller, betrieblicher oder regulatorischer Risiken steigern diese Lösungen auch ihre Effizienz, verringern ihren Verwaltungsaufwand oder verkürzen die Dauer von Vertragszyklen. 

    Wie man eine Rechtsabteilung digitalisiert

    Die Ausstattung einer Rechtsabteilung mit einer Vertragsmanagementlösung wird sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. 

    Allerdings werden die Budgets nicht immer für die Ausstattung der Rechtsabteilungen bereitgestellt. 

    Das ist ein strategischer Fehler! Denn bevor es sich um eine digitale Transformation handelt, ist die Einführung einer Contract-Management-Lösung vor allem eine Änderung der Denkweise, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

    Es geht nicht nur darum, eine Software zu beherrschen, sondern sie in den eigenen Alltag zu integrieren und die daraus resultierenden neuen Praktiken anzupassen.

    Hier sind die Schritte, die man befolgen sollte, wenn man eine Rechtsabteilung unter den besten Bedingungen digitalisieren möchte, indem man die Lösung wählt, die am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt: 

    #1 Bedürfnisse erkennen ✅.

    Beginnen Sie damit, eine Bestandsaufnahme der Arbeitsweise Ihrer Rechtsabteilung zu machen. Dies erleichtert es, die verschiedenen Probleme zu erfassen. 

    ⚠️ Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme aufzufordern, um sicherzustellen, dass ein größeres Feld von Bedürfnissen erfasst wird.

    Darauf aufbauend können neue Ziele und KPIS festgelegt werden.

    Was ist ein juristischer KPI? Antwort etwas weiter unten ... 👇.

    #2 Das Projekt strukturieren 📊.

    Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, ist es wichtig, Prioritäten für Ihre Handlungen zu setzen!

    Was sind die nächsten Schritte, die Sie unternehmen müssen? Wer kann sie durchführen? He ja, es wird wichtig sein, Rollen innerhalb des Teams zuzuweisen, um die Projektumsetzung reibungslos zu gestalten.

    Wenn alle eingespielt sind, muss dann das Pflichtenheft erstellt und die dritte Phase dieses Digitalisierungsprojekts eingeleitet werden.

    #3 Benchmarking von Lösungen 📃.

    Es ist unmöglich, alle Legaltechs zu kennen, die eine Lösung für das Vertragsmanagement anbieten. Um dasjenige zu finden, das am besten zur eigenen Struktur und Organisation passt, ist es wichtig, einen Benchmark zu starten.

    Man sollte diesen Benchmark nutzen, um sich diese Lösungen vorführen zu lassen und Fragen zu stellen. So ist es einfacher, sich eine Vorstellung zu machen. 

    #4 Verteidige dein Projekt intern 🤏.

    Um die Kostenbremse zu überwinden, die die Einführung eines CLM mit sich bringt, müssen Sie den Vorgesetzten die versprochenen Vorteile aufzeigen, insbesondere durch die im Vorfeld festgelegten KPIs.

    Zwei Argumente für Sie: 

    25% der Rechtsabteilungen haben eine breitere Zustimmung zu ihren digitalen Budgets gesehen. 2022 Rechtsabteilungen auf dem Sprung? Wolters Kluwer, European Company Lawyers Association, 2022

    92 % der DJs haben ein Projekt zur digitalen Transformation ihrer Arbeitsmethoden initiiert oder verstärkt (gegenüber 75 % im Jahr 2018) (Kartografie der Rechtsabteilungen).

    Was sind die KPIs der Rechtsabteilung?

    Rechtliche KPIs können in vier große Familien unterteilt werden, nämlich : 

    KPIs für Geschwindigkeit, Volumen, Kosten oder Zufriedenheit.

    Diese wechseln von einer Rechtsabteilung zur anderen...

    Hier sind einige Beispiele für KPIs, deren Beobachtung hilfreich sein kann, um bei der Einführung eines Digitalisierungsinstruments zu helfen :

    • abgeschlossene, gewonnene oder verlorene Rechtsstreitigkeiten sowie deren Höhe,
    • die Art und Anzahl der bearbeiteten Fälle, 
    • die Abteilungen, die am häufigsten auf die Rechtsabteilung zurückgreifen, 
    • das Budget der Rechtsabteilung im Vergleich zum Umsatz des Unternehmens,
    • die Fluktuation der Mitglieder der Rechtsabteilung,
    • die durchschnittliche Zeit für die Beantwortung von Fragen ...

    Alles, was einen Datensatz darstellt, ist extrem wichtig! Einerseits kann es bei Verhandlungen mit den Vorgesetzten das Zünglein an der Waage auf Seiten der Rechtsabteilung sein, andererseits können diese Daten das Bewusstsein dafür schärfen, welche Verbesserungen in der allgemeinen Organisation des Dienstes über die Einführung eines CLM hinaus vorgenommen werden müssen.

     "Hyperlex steht für Sicherheit und Flexibilität, zwei Worte, die zunächst wie ein Widerspruch erscheinen mögen. Hyperlex hat es geschafft, sie zu vereinen: die Sicherheit der kollaborativen Prozesse rund um Verträge und die Flexibilität eines Tools, das sich Ihren täglichen Bedürfnissen anpassen kann."

    Isabelle Fillinger, Juristische Leitung Naf Naf

     "Das Hyperlex-Team hat uns ein äußerst leistungsfähiges und innovatives Tool zur Verfügung gestellt, uns aber auch eng in die Entwicklung einbezogen, um uns maßgeschneiderte Lösungen für die Art der von uns bearbeiteten Verträge, unseren Workflow und unsere internen Verfahren anzubieten. Es sind zweifellos die verblüffende Qualität des Produkts und das Interesse an den spezifischen Bedürfnissen des Kunden, die Hyperlex zu einem der bemerkenswertesten Dienste der französischen Legaltech-Branche machen." 

    Benjamin Moutte Director of Legal & Government Affairs Rakuten Frankreich

    Bei Hyperlex helfen wir Ihnen, Ihre Vertragsprozesse zu strukturieren, zu vereinfachen und zu beschleunigen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was für Sie wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft. Unsere schlüsselfertige Lösung wird Ihnen zwar helfen, Ihre Produktivität zu steigern, aber es ist vor allem unser Team, das Sie bei der Implementierung begleitet und Ihnen hilft, Ihre Vertragsprozesse entsprechend Ihren Bedürfnissen zu digitalisieren, um das Beste aus der Technologie herauszuholen. 

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