Jean-Baptiste Faverjon ist seit zwei JahrenLegal Affairs Associate bei Fill-Med Laboratories. Früher musste er seine Verträge mithilfe von Excel-Tabellen verwalten, die seinen Schreibtisch übersäten und seinen Alltag ausfüllten. Mit Hyperlex verschwendet Jean-Baptiste keine Zeit mehr und hat die Zuverlässigkeit seiner Betreuung erhöht. Er erzählt uns, wie Hyperlex ihm dabei geholfen hat, die Verwaltung von Vertriebs-, Miet- und Leistungsverträgen mit Ärzten zu modernisieren.
Jean-Baptiste, können Sie uns Ihre Abteilung und Ihre Aufgaben bei Fill-Med vorstellen?
In der Kresk-Gruppe, zu der auch die Fill-Med-Laboratorien gehören, sind wir drei Juristen. Wir haben einen Leiter der Rechtsabteilung, der allen Einheiten übergeordnet ist. Ich kümmere mich um alle rechtlichen Aspekte von Fill-Med und Lazartigue sowie um die Verträge von Le Couvent...
Als Legal Affairs Associate ist mein Aufgabenbereich sehr breit gefächert: Von Versicherungen über Markenportfolios, Mietverträge, Corporate Affairs, Compliance bis hin zu internationalen Vertriebsvereinbarungen verwalte ich für Fill-Med alles, was auch nur im Entferntesten mit dem Rechtsbereich zu tun hat.
Welche Probleme haben Sie dazu veranlasst, nach einer Lösung wie Hyperlex zu suchen?
Ich begann meine Karriere als Auszubildender in einem anderen Pharmaunternehmen, das eine Software zur Vertragsverwaltung einsetzte. Als ich im März 2018 zu Fill-Med kam, gab es kein solches Tool. Aber die Generaldirektion hatte den Willen, alle Abteilungen des Unternehmens zu digitalisieren, darunter auch die Rechtsabteilung. Also drängte ich darauf, dass wir eine Vertragsmanagement-Lösung einsetzten.
Vor Hyperlex benutzte ich Excel-Tabellen, um alle Verträge zu verfolgen: eine Tabelle für Vertriebsverträge, eine Tabelle für Mietverträge usw. Die Tabellen wurden von den Mitarbeitern des Unternehmens selbst erstellt. Die tägliche Verfolgung von Fristen und generell von wichtigen Informationen war komplex. Man musste daran denken, jeden Tag alle Tabellen zu kontrollieren, keine Deadline zu vergessen, die Warn-E-Mails an die operativen Mitarbeiter vorauszuplanen... Die Pflege dieser Dateien kostete mich viel Zeit. Ich suchte nach einem Tool, mit dem ich täglich Zeit sparen und gleichzeitig eine zuverlässige Überwachung gewährleisten konnte.
Darüber hinaus erfolgte der Prozess der internen Validierung und Unterzeichnung von Vertriebsverträgen manuell. Auch hier gab es Raum für Verbesserungen.
Schließlich beruht die Generierung von Leistungsverträgen mit Ärzten auf einem recht strengen Regelwerk. Diese Verträge müssen in einer staatlichen Datenbank angemeldet werden. Wir suchten daher auch nach einem Werkzeug, um diesen Prozess zu vereinfachen.
Warum haben Sie sich für Hyperlex entschieden?
Hyperlex war auf die Arbeitsweise von Fill-Med zugeschnitten, insbesondere in Bezug auf die Flexibilität. Im Vergleich zu anderen, eher schwerfälligen und unflexiblen Softwareprogrammen konnte Hyperlex sich an unsere Bedürfnisse anpassen, indem es uns beispielsweise ermöglichte, maßgeschneiderte Übersichtsblätter zu erstellen, um die für unsere Vertriebsverträge spezifischen Informationen zu verfolgen.
Andererseits versteht die KI von Hyperlex im Gegensatz zu anderen Lösungen neben Französisch auch Englisch. Diese Fähigkeit war ausschlaggebend, um die Digitalisierung unserer internationalen Vereinbarungenin Betracht ziehen zu können.
Die intuitive Benutzeroberfläche war auch ein Pluspunkt für die Einarbeitung durch die verschiedenen Teams. Und in der Tat erleichtert sie den Zugang für die operativen Mitarbeiter, die ihre Verträge selbstständig einsehen müssen. Das bedeutet weniger interne Anfragen an die Rechtsabteilung. Außerdem schule ich neue Mitarbeiter in der Lösung und brauche nur eine halbe Stunde, um ihnen beizubringen, wie sie ihre Verträge einsehen, die benötigten Informationen finden etc.
Wie wurde unsere Lösung implementiert?
Das Projekt dauerte etwa drei Monate, bevor die Rechtsabteilung mit der Nutzung des Tools begann. Die operativen Mitarbeiter kamen später hinzu. Ich würde sagen, dass alle Teams nach vier bis fünf Monaten begannen, Hyperlex zu 100 % zu nutzen. Neben der Parametrierung, die vollständig auf die Informationen abgestimmt war, die wir verfolgen wollten, kümmerte sich Hyperlex um die Übernahme unserer bestehenden Verträge, um uns eine direkt nutzbare Lösung zu liefern. Diese schnelle Implementierung entsprach sehr gut den Erwartungen des Managements von Fill-Med.
Welche Funktionen nutzen Sie heute?
Zunächst einmal erweist sich die papierlose und zentrale Speicherung als sehr nützlich, nicht nur, um laufende Verpflichtungen aus der Ferne abzurufen, sondern auch, um den Zugriff für alle Nutzer unabhängig zu gewährleisten.
Die automatischen Erinnerungen sind die Funktion, die mir tagtäglich hilft. Anstatt E-Mails an die operativen Mitarbeiter vorzubereiten, um Fristen zu antizipieren, sind alle diese Elemente bereits vorkonfiguriert, was mir sowohl eine echte Zeitersparnis als auch Gelassenheit bei der Nachverfolgung bringt.
Wir verwenden auch Workflows zur Validierung vor der Unterzeichnung. Diese Workflows erleichtern den internen Genehmigungsprozess: Die Vertragselemente, die bereits in seinem Übersichtsblatt enthalten sind, werden der Generaldirektion vorgelegt, die über Hyperlex benachrichtigt wird, und der Vertrag kann so sehr schnell, manchmal innerhalb eines Tages, freigegeben werden.
Die in Hyperlex integrierte elektronische Signatur DocuSign hat sich auch während der Coronavirus-Krise als sehr praktisch erwiesen: Wir konnten weiterhin Verträge aus der Ferne abschließen. Ein wertvoller Vorteil, der uns dazu veranlasste, dieses Tool auch in anderen Unternehmen der Gruppe einzusetzen.
Bei Leistungsverträgen mit Ärzten können wir den Meldeprozess vereinfachen, indem wirdie Informationen zentralisieren undin Excel abrufen können.
Schließlich kann ich mit dem Hyperlex-Dashboard und seinen KPIs zum Beispiel 90-Tage-Ablaufdaten aufspüren oder bei Verträgen, die gerade unterzeichnet werden, die Nachträge verfolgen und die Partner nach und nach anmahnen.
Welche Hauptvorteile behalten Sie von Hyperlex?
- Zunächst die Intuitivität der Lösung, die Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration in das Unternehmen vereint.
- Zweitens die Flexibilität des Tools, das sich perfekt an unsere Bedürfnisse anpasst.
- Und schließlich die Reaktionsfähigkeit der Hyperlex-Teams, die schnell reagieren, wenn wir etwas brauchen.
Hyperlex für Sie, kurz zusammengefasst...
Hyperlex ist modern!
Ein Gewerbetreibender, der über die Digitalisierung seines Vertragsmanagements nachdenkt, liest Sie gerade. Welchen Rat würden Sie ihm geben, um sein Projekt anzugehen?
Man sollte keine Angst haben, sich auf den Weg zu machen. Man mag anfangs daran zweifeln, dass die Technologie wirklich etwas bringt und wie sie sich auf den Menschen auswirkt. Ganz im Gegenteil: Wir alle konnten feststellen, dass sie unsere tägliche Praxis radikal erleichtert haben. Man sollte sich also nicht von der Größe der Aufgabe bremsen lassen, obwohl das Tool in Wirklichkeit sehr schnell eingeführt werden kann, insbesondere wenn man einen Partner wählt, der einem hilft, die Lösung effizient zu implementieren, wie es bei Hyperlex der Fall war.
Danke, Jean-Baptiste!
Erfahren Sie mehr über das Abenteuer Fill-Med + Hyperlex. 👇
Auch lesenswert:
- Wie digitalisiert man seine Rechtsabteilung?
- Vertragsvalidierungsprozesse: Warum sollten sie digitalisiert werden?
- Vertragsmanagement-Software: Fokus auf Fälligkeitserinnerungen