Depuis sa mise en place en mai 2018, on entend beaucoup parler du RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données. En effet, ce règlement a largement impacté les entreprises de toutes tailles, désormais obligées de renforcer leur maîtrise des données personnelles.

Aujourd’hui, la conformité RGPD est une préoccupation majeure pour les entreprises : en cas de manquement, les sanctions peuvent atteindre un montant considérable, et même être rendues publiques par la CNIL.

En quoi consiste exactement le RGPD ? Quels sont ses objectifs ? Comment et avec quels outils peut-on se mettre en conformité de manière sûre et efficace ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Qu’est-ce que le RGPD ? Définition

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un règlement qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles par les entreprises et les organisations, en Union Européenne. Il est étroitement lié à la loi Informatique et Libertés de 1978 et répond à l’objectif suivant : renforcer le contrôle des individus sur l’utilisation de leurs données personnelles.

👮 Le RGPD offre ainsi un cadre juridique homogène, partout en Europe. Il oblige toutes les entreprises et organisations à se développer selon un même principe de transparence vis-à-vis du traitement des données, pour renforcer la confiance des utilisateurs.

Ce règlement intervient dans un contexte de méfiance croissante des utilisateurs vis-à-vis de l’utilisation de leurs données par les entreprises : inquiétudes relatives au droit à l’oubli, à la géolocalisation, à l’utilisation des données par des tiers, ou encore aux vols et fuites de données.

A qui s’applique le RGPD ?

Le RGPD concerne toutes les organisations publiques et privées, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, à partir du moment où celles-ci sont implantées sur le territoire de l’Union Européenne.

Il englobe également tous les organismes dont l’activité impacte des résidents de l’UE. Par exemple, si votre entreprise est localisée dans un pays d’Asie ou d’Amérique, mais livre des produits en France, elle doit aussi respecter le RGPD.

Sont également soumises au RGPD toutes les entreprises qui traitent des données personnelles pour le compte d’autres organismes (sous-traitance).

Quels sont les grands principes et les objectifs du RGPD ?

Comme son nom l’indique, le RGPD a pour grand principe la protection des données personnelles des utilisateurs. “Donnée personnelle” s’entend ici dans un sens très large : il s’agit de toute information pouvant être rapportée à une personne physique identifiée ou identifiable, de manière directe ou indirecte. Typiquement, ces données sont celles qui sont collectées sur les sites web des entreprises par le biais de formulaires d’inscription ou de questionnaires.

L’objectif du RGPD n’est pas de menacer les organismes privés ou publics, mais d’offrir un cadre juridique cohérent pour protéger les données des individus. Voici quelques-uns de ses grand principes :

  • La transparence
    Cela signifie que les organismes ne doivent rien cacher à leurs clients et utilisateurs, en les informant explicitement sur :

    • La manière dont leurs données sont collectées et traitées
    • Le type de données collectées
    • L’objectif de la collecte et du traitement des données
  • La pertinence et la limitation du traitement
    Le RGPD oblige également les entreprises à ne collecter les données des utilisateurs qu’à des fins spécifiques, qui doivent être mentionnées de manière claire. Les données ne doivent être conservées que dans le laps de temps requis pour atteindre cet objectif.
  • La limitation du stockage
    Pour être en conformité, les entreprises et organisations sont tenues d’effacer les données personnelles lorsqu’elles ne sont plus utiles à l’objectif fixé.

La définition de cette utilité varie bien sûr en fonction du type d’entreprise et de son activité; une règle courante et simple à mettre en œuvre consiste par exemple à supprimer les données à partir du moment où l’individu n’est plus un client.

  • Confidentialité et sécurité des données
    La confidentialité et la sécurité sont des éléments clé du RGPD. En effet, d’après le règlement, les données ne doivent jamais être traitées sans autorisation, et doivent être protégées contre tout type de perte ou de fuite.

Cela implique un encadrement technique et juridique rigoureux. En revanche, le RGPD ne prévoit aucun cadre spécifique obligatoire, car les technologies et les bonnes pratiques évoluent en permanence. Parmi les techniques les plus couramment utilisées, on peut citer le cryptage et l’anonymisation des données.

Comment se mettre en conformité RGPD ?

Pour se mettre en conformité RGPD et y rester, les organisations doivent notamment offrir aux utilisateurs la possibilité de consulter et supprimer leurs données, tout en veillant à ce que celles-ci soient triées et sécurisées. Pour beaucoup d’entreprises, c’est donc un gros changement qui doit être mis en place, avec des actions clé comme :

  1. La constitution d’un répertoire rassemblant tous les traitements de données au sein de l’entreprise. Cette action consiste à lister toutes les activités utilisant des données personnelles, y compris internes (paie, gestion du personnel). L’idée étant de garder une vue d’ensemble des différents traitements et de leur objectif.
  2. Un tri rigoureux des données, pour ne conserver que celles nécessaires à votre activité, et s’assurer que seuls les employés habilités y ont accès. En effet, de nombreuses entreprises conservent longtemps des informations personnelles dont elles n’ont aucun usage.
  3. La mise en place de mentions d’information sur tous les questionnaires, formulaires et autres dispositifs de collecte des données. Ici, le but est d’informer les utilisateurs de l’objectif de la collecte, de son fondement juridique, mais aussi des modalités de consultation ou de suppression des données collectées.
  4. La simplification de l’accès, de la rectification ou encore de l’effacement des données par les utilisateurs, qui doivent pouvoir exercer leurs droits facilement : que ce soit à partir de leur compte client, ou en effectuant une demande.
  5. La nomination d’un DPO (délégué à la protection des données) garant du bon respect du RGPD au sein de l’entreprise.

Tous ces éléments impliquent d’importantes modifications techniques, organisationnelles et juridiques.

Pour faire face à ce challenge de manière fluide et efficace, l’utilisation d’un outil de CLM comme Hyperlex peut vous être d’un grand secours.

Comment Hyperlex peut vous aider à être (et à rester) en conformité RGPD

Hyperlex est une solution de gestion du cycle de vie des contrats, qui centralise sur une même plateforme tous les contrats de votre entreprise. Cette technologie est un allié de taille dans votre mise en conformité RGPD. En effet, l’outil permet :

  • D’identifier automatiquement toutes les données concernées par le règlement, au lieu de consulter manuellement des centaines voire des milliers de contrats.
  • De déterminer rapidement si un contrat est conforme RGPD.
  • D’éviter les erreurs et les oublis, qui peuvent coûter très cher à votre entreprise en cas de contrôle par la CNIL.
    Plus d’information à ce sujet dans notre article dédié à l’audit RGPD.

Hyperlex est donc d’une grande aide pour vérifier la conformité de vos contrats, et pour y apporter des modifications. La centralisation et l’automatisation permettent de gagner à la fois en fiabilité et en efficacité. Enfin, l’outil lui-même est parfaitement conforme RGPD, ce qui signifie que vos données et celles de vos clients sont rigoureusement protégées.

Pour conclure, aucune entreprise européenne n’est dispensée du respect des normes RGPD. Cette conformité est à la fois une obligation légale et un atout marketing, à l’heure où les utilisateurs sont toujours plus soucieux de l’utilisation de leurs données personnelles.

Vous souhaitez essayer Hyperlex dans le cadre de votre mise en conformité RGPD ?
Demande de démo

Je demande une démo !

On vous propose aussi :