Une étude récente révèle que 23% des entreprises suivent leurs engagements contractuels avec Excel, 19 % avec des alertes sur un agenda électronique et seulement 16 % via un outil de gestion des contrats. Difficile donc d’avoir une vision exhaustive sur des informations pourtant essentielles (date de signature, délais de paiement, mode de règlement des factures, volume des produits commandés, tarifs, etc.) !
Heureusement, certaines solutions de Contract Management proposent une fonctionnalité dédiée à régler ce problème : les fiches de synthèse, destinées à mettre en avant les données clés des contrats. Chez Hyperlex, c’est l’une de nos fonctionnalités phares qui permet aux entreprises de gagner en efficacité, de ne manquer aucune échéance et de retrouver toutes les informations utiles en un clin d’œil !
Dans cet article, on vous dit tout sur les fiches de synthèse.
Qu’est-ce qu’une fiche de synthèse et comment peut-elle aider les entreprises au quotidien ?
Souvenez-vous de vos années d’études où les fiches étaient de vraies mines d’or que l’on pouvait s’échanger…
Véritable marque-page virtuel, la fiche de synthèse sera votre meilleure alliée dans les longues sessions de reporting ou en cas de due diligence de votre entreprise. Elle vous permettra de ne plus jamais perdre une semaine complète à éplucher chaque contrat un par un.
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Fiche de synthèse, présentation
Comme son nom l’indique, la fiche de synthèse permet de centraliser tous les éléments clé et d’y avoir accès facilement et rapidement. Dans le cadre d’Hyperlex, elle se traduit par un bandeau sur la gauche de votre écran affichant les clauses et catégories souhaitées.
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La fiche de synthèse sera spécifique en fonction du type de contrat que vous intégrer dans la solution. Si vous traitez des contrats immobiliers par exemple, cette dernière contiendra des informations comme les montants des loyers, les superficies, le mobilier, la date des travaux, etc…
Tous les éléments clé sont disponibles dans le résumé à gauche (encadré en vert sur l’écran) et vous avez toujours la possibilité de cliquer sur la petite loupe à droite du champ recherché pour vous amener directement à l’endroit dans le contrat.
Bon à savoir : Une fois que les dates clés sont mises en avant dans les fiches de synthèse, il ne vous reste plus qu’à paramétrer des alertes pour être notifié des échéances de manière automatique.
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Quels sont les avantages de la fiche de synthèse ?
Chez Hyperlex, nous avons recours à une intelligence artificielle pour remplir les fiches de synthèse de manière automatique.
Comment cela fonctionne ? L’IA vous suggère un remplissage des champs, et vous validez ou non les champs suggérés. Elle est capable de différencier les parties, contreparties, dates, les clauses et de quel type il s’agit…
C’est un réel gain de temps sur les missions à forte valeur ajoutée et cela vous donne une meilleure visibilité sur l’ensemble de vos engagements pour être plus à l’aise lors de négociations de contrats.
“L’Intelligence Artificielle. Elle représente un gain de temps à tous les niveaux. Elle permet, quand on intègre un contrat, de remplir automatiquement sa fiche de synthèse. Nul besoin d’aller chercher l’information dans le document. La fiche étant quasiment prête, il ne reste à l’utilisateur qu’à valider les informations préremplies. La fiche est finalisée en moins de 5 minutes ! Contrôler et valider des informations, ce n’est pas la même chose que de tout saisir à la main…” – Isabelle Fillinger, Directrice juridique, Naf Naf
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