Selon une étude menée par l’AFJE et Ethicorp, 21% des juristes déclaraient ne pas avoir une vision claire de la loi Sapin II, en 2019.
C’est dommage ! Car cette loi encourage les entreprises à installer des réflexes en interne afin de lutter, notamment, contre la corruption.
Alors, qu’est-ce que la loi Sapin II et quels sont ses champs d’application, simplement ? Mais surtout, quels outils peuvent aider votre entreprise dans le cadre de cette loi ?
Découvrez-le dans cet article.
La loi Sapin II, définition
La loi dite “Sapin II” désigne la loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation économique.
Entrée en vigueur depuis le 1er juin 2017 en France, elle s’applique aux entreprises françaises de plus de 500 salariés et qui ont un chiffre d’affaires annuel supérieur à 100 millions d’euros. Elle touche également les sociétés qui appartiennent à un groupe dont la maison-mère a son siège social en France. En somme, toute entreprise dans le monde qui a un lien d’affaire en France est concernée.
A travers la loi Sapin II, il est demandé à ces sociétés de mettre en place des mesures de conformité afin de prévenir et détecter des faits de corruption ou de trafic d’influence. Cette loi est également à l’origine de la création de l’Agence française anti-corruption mais aussi de l’institution d’une protection pour les lanceurs d’alerte.
Elle a été mise en place afin de s’aligner avec les standards internationaux dans la lutte anti-corruption, et notamment à la demande de l’OCDE qui considérait que la France ne faisait pas assez en termes d’anti-corruption.
Quelles sont les mesures de conformité que les sociétés doivent mettre en place ?
Afin d’instaurer un cadre approprié à la lutte anti-corruption, les entreprises sont appelées à respecter les mesures initiées par la loi Sapin II, selon la section 17 de celle-ci. Sont touchés à travers ces grandes mesures, non seulement les clients et les fournisseurs, mais également les employés et les directeurs des entreprises.
📖 1. La création d’un code de conduite. Il doit être intégré au règlement intérieur et définir les différents types de comportement à proscrire car “susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence”.
🚨 2. La mise en place d’un dispositif d’alerte interne. Il permet aux employés de signaler toute conduite jugée inappropriée.
🗺️ 3. Une cartographie des risques. Mise à jour régulièrement, celle-ci doit permettre d’anticiper, d’évaluer et de hiérarchiser les risques auxquels la société est exposée, selon ses spécificités, son secteur d’activité et la zone géographique dans laquelle elle est implantée.
📈 4. Des procédures d’évaluation de la situation des clients, des fournisseurs de premier rang mais aussi des intermédiaires, au regard de la cartographie.
📊 5. Des procédures de contrôles comptables, internes et externes. Ils permettent de s’assurer que les livres, registres et comptes des entreprises ne sont pas utilisés pour masquer des faits de corruption ou de trafic d’influence. Ils peuvent être réalisés par le service de contrôle comptable et financier de l’entreprise mais aussi par un auditeur externe.
💻 6. Un dispositif de formation. Il est destiné aux cadres et aux personnels les plus exposés aux risques de corruption et de trafic d’influence.
🚓 7. Un régime disciplinaire. Il permet de sanctionner les salariés de la société dans le cas où ils violent le code de conduite anti-corruption de la société.
🔎 8. Un dispositif de contrôle et d’évaluation interne des mesures mises en œuvre.
En règle générale, adopter une politique de compliance à tous les niveaux dans son entreprise est fortement recommandé afin de protéger ses ressources et également ses données.
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Quels sont les risques pour une entreprise qui ne respecte pas les mesures encadrées par la loi Sapin II ?
Une sanction administrative peut être réclamée à une entreprise qui ne se conforme pas à la loi Sapin II. D’où l’importance de mettre en place des mesures anti-corruption en adéquation avec elle.
Pour instaurer certaines de ces mesures, un tableur Excel ne suffira pas. Alors comment retrouver une information sur un fournisseur ? Un client ? Une clause particulière ou un montant précis ? C’est après lecture de lignes et de lignes d’informations que vous tomberez (peut-être) dessus.
L’utilisation d’un CLM peut grandement faciliter l’application et le suivi de la loi Sapin II au sein de votre entreprise, notamment dans la mise en place d’une cartographie des risques de bonne qualité. Un CLM ou logiciel de gestion de contrat est un outil en ligne qui centralise et permet de gérer l’ensemble des contrats d’une entreprise. Il s’agit d’une base de données contractuelle, à l’image d’une bibliothèque numérique, et qui centralise l’ensemble des documents émis, reçus et signés par une entreprise. Tous les contrats sont entièrement dématérialisés et leur contenu, qu’il s’agisse de clauses, de chiffres, de noms, est accessible en un simple clic. *clic*
Comment un CLM comme Hyperlex peut aider votre entreprise dans le cadre de la loi Sapin II ?
Hyperlex est un logiciel SaaS de contract management qui fonctionne avec l’aide d’une intelligence artificielle. Celle-ci trouve et met en lumière les informations que vous recherchez rapidement.
Pour gérer vos exigences en matière de conformité et de réglementation, qu’il s’agisse des obligations relatives à la loi Sapin II mais aussi au RGPD et à l’ISO 27001, un outil comme Hyperlex apporte une plus-value notable. Car, qu’on se le dise (à nouveau), un tableur Excel ne suffit pas pour assurer votre sécurité et celle de vos clients et fournisseurs.
La technologie d’Hyperlex permet d’extraire des éléments métiers de vos contrats (ex : clause liée à la compliance) et de paramétrer des actions en fonctions de ces attributs.
Avec un CLM comme Hyperlex, vous bénéficiez, entre autres, de deux outils qui faciliteront la mise en place et la maintenance d’une cartographie des risques mise à jour.
Parmi eux :
- le moteur de recherche intelligent, qui vous permet d’accéder à toutes les informations dont vous avez besoin, rapidement, où que vous soyez, mais également → pour faire un état des lieux de l’existant
- les workflows de validation. Ces derniers sont des outils indispensables dans le suivi de vos contrats en cours. Ils permettent de donner à toutes les parties prenantes, à chaque étape de validation des contrats, une lecture facile sur les clauses, noms et montants importants et de relever toute information délicate afin d’éviter les risques. → vous êtes notifiés à chaque entrée de nouveau contrat, par exemple qui contient une clause de compliance.
Là où avant, on procédait par échantillon pour savoir si on était conforme, avec Hyperlex, toute la base contractuelle peut être auditée, et même les nouveaux contrats !
Vous souhaitez en savoir plus sur les bénéfices d’un CLM dans l’application de loi Sapin II ?
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