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Tout ce qu’il faut savoir sur le Contract Management

Le Contract Management, aussi appelé la gestion du cycle de vie des contrats, a le vent en poupe. Pour ce qui était autrefois considéré comme un détail, 2020 a vu un investissement sans précédent dans les outils et les cas d’utilisation d’une bonne gestion des contrats, qu’il s’agisse d’une nouvelle appréciation des clauses de force majeure dans la pandémie ou des effets en cascade du Brexit. 

Qu’est-ce que le Contract Management ? Quel est le métier derrière cette discipline ? Comment mettre en place une solution de Contract Management au sein de votre entreprise ? Hyperlex, LA solution en ligne de gestion de contrats de toute l’entreprise décrypte pour vous ce sujet.

SOMMAIRE

Contract management définition

Véritable science des contrats, le Contract Management consiste à gérer et suivre un contrat tout au long de son cycle de vie – de sa conception à son expiration en passant par la négociation, la validation et l’exécution – et ce par la coordination de méthodes et de ressources internes.

Les différentes phases du Contract Management

La phase de création

Tout commence par une demande… de contrat. Les différentes parties prenantes échangent sur ce qu’elles attendent de l’accord, d’une modification ou d’un renouvellement. Pour bien rédiger le contrat, il est indispensable d’identifier les risques en rassemblant toutes les informations nécessaires. C’est souvent au Contract Manager qu’incombe cette tâche.

La phase de négociation

En entreprise, les négociations peuvent porter sur des conditions à la fois commerciales et juridiques, et les allers-retours peuvent être nombreux.

La validation 

La validation des contrats peut être une étape longue (échanges d’e-mails interminables, relances, oublis, confusions de versions du contrat..). 

💡 Le saviez-vous ?

Sachez que digitaliser les processus de validation accélère, simplifie et sécurise les échanges sur les contrats en entreprise.

Par exemple, il est possible de définir des workflows (c’est-à-dire des circuits) de validation en fonction de critères contractuels pour que les contrats soient validés par les personnes compétentes. Quand un nouveau contrat qui répond aux critères est créé, les worflows se déclenchent automatiquement et votre politique interne est assurée !

La signature

Évidemment, la signature est une étape clé.
La cerise sur le gâteau de la digitalisation de la validation de contrat ? Intégrer la signature électronique, qui clôt ce système de manière aussi sécurisée que rapide. 

Le suivi

Durant toute sa durée de vie, les engagements du contrat seront suivis : commandes, modifications, renouvellements, résiliations, dates clés, livrables, fenêtres de paiements, jalons, objectifs de performance… 

Le reporting et l’audit

Au sein du cycle de vie d’un contrat, se trouvent également des analyses de l’activité contractuelle de l’entreprise ou parfois, la réalisation d’audits !

💡 Le saviez-vous ?

Le saviez-vous ? Une solution de Contract Management qui utilise l’intelligence artificielle vous permet d’identifier en un coup d’œil les risques et les opportunités de vos contrats et donc de gagner en visibilité sur le contenu en phase de négociation !

Voici trois exemples concrets :

– le versioning
Extrêmement utile pour la négociation, le versioning désigne le fait de pouvoir comparer différentes versions d’un même contrat tout en conservant l’historique des modifications effectuées. Mais c’est aussi donner la capacité aux utilisateurs de la solution de Contract Management de notifier leurs collaborateurs d’un simple commentaire, par exemple pour qu’ils intègrent d’autres modifications au contrat.

– les fiches de synthèse automatiquement remplies pour chaque contrat
Les fiches de synthèse proposées dans certaines solutions de Contract Management mettent en avant les données clés comme les types de clauses, les dates, les montants ou les durées. L’intelligence artificielle permet d’automatiser le remplissage des fiches afin de faire gagner un temps précieux à tous ceux qui travaillent sur les contrats.

– un moteur de recherche intelligent
Il vous permettra de retrouver facilement des exemples de clauses ou autres éléments juridiques déjà utilisés par le passé, dans de précédentes négociations. Finis les doutes sur ce qui a été conclu précédemment !

Le contract management : un défi pour l’entreprise

Le contract management est un véritable défi pour les entreprises ! Et cela pour plusieurs raisons :

    •  20 000 et 40 000 – c’est le nombre de contrats qu’une entreprise doit gérer en moyenne selon le cabinet de conseil PwC.

    %

    • 52 % – c’est le pourcentage d’entreprises qui ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats, selon une étude Taj Deloitte. Les risques encourus ? Reconductions non désirées, opportunités de renégociation manquées, litiges divers…

    • Les réglementations changent toutes les 10 minutes en moyenne, selon Thomson Reuters ! Mais dans ce cas, comment assurer une conformité réglementaire de sa base contractuelle dans un tel contexte d’inflation réglementaire ?

    Mais aussi : 

    • Les volumes documentaires (et réglementaires) augmentent un peu plus chaque année. 
    • Les équipes sont de plus en plus mobiles : entre l’essor du télétravail en période de crise sanitaire, le recours à des ressources externes comme des freelances pour gérer des sujets ponctuels, les déplacements des collaborateurs, ou encore le turnover… Comment échanger des informations contractuelles claires entre équipes juridiques et opérationnelles, où que l’on se trouve, sans perte de données ni erreurs, particulièrement lors d’un turnover ?
    • Contrats commerciaux, contrats fournisseurs, contrats informatiques, contrats de travail : le contrat est manié par de nombreux professionnels qui n’ont pas forcément reçu la formation juridique nécessaire pour en mesurer les risques.

    Différents problèmes se posent alors : 

    • Comment assurer un suivi manuel de tous ces contrats ? Il est facile d’imaginer les répercussions d’importantes volumétries sur le temps passé et les risques pris lorsque la gestion est manuelle…
    • Comment transmettre l’information contractuelle dans toute l’entreprise ? Une solution de Contract Management qui permet de travailler en équipe prend alors tout son sens !

    Contract Management et Contract Manager

    Contrairement à ce que l’on peut penser, un Contract Manager n’est pas systématiquement un juriste. Il s’agit de la personne chargée de gérer les contrats au quotidien : d’une part, les rédiger, et de l’autre : suivre l’application des contrats tout au long de leur cycle de vie.

    Pour cela, le Contract Manager tient la casquette de chef de projet sur le sujet des contrats : il coordonne les processus nécessaires à la bonne maîtrise des risques juridiques mais également financiers encourus.

     

    💡 Le saviez-vous ?

    Le saviez-vous ? Un contract manager est aussi appelé gestionnaire de contrat en français.

     A lire aussi : décryptage de l’étude des Contract Managers français

    Les missions du contract manager

    Le Contract manager rédige et suit l’application du contrat tout au long du cycle contractuel. Plus précisément, un contrat manager a pour mission :

    • d’étudier le projet de contrat pour pouvoir le comprendre dans son ensemble et l’analyser ;
    • de rédiger le contrat et de négocier les obligations contractuelles.
    • de pouvoir faire évoluer le contrat ou le renégocier (dans le cadre de litiges, pénalités ou simplement d’un changement de périmètre) ;
    • de proposer des mesures pour couvrir l’entreprise en respectant les clauses en vigueur ;
    • d’évaluer les opportunités liées à la performance du contrat ;
    • de conserver les documents contractuels.
      Il a également un rôle de conseil sur le choix et le déroulement des procédures d’achat et des procédures administratives.

    La bonne nouvelle, c’est que les Contract Manager peuvent disposer d’une solution technologique pour réaliser leurs missions !

    → Plus d’informations sur le Contract Manager

    Qu’est-ce qu’une solution de contract management ?

    Selon l’IACCM, la mauvaise gestion de ses contrats pourrait entraîner une perte de 10% du chiffre d’affaires de l’entreprise.

    Aujourd’hui, il existe des solutions digitales pour automatiser de nombreuses tâches du métier de Contract Manager. Les CLM (pour Contract Lifecycle Management) sont des solutions technologiques clés-en-main qui permettent à ces derniers de gagner en productivité.

    Au sein de l’entreprise, les CLM sont des outils essentiels pour aider à gérer les risques financiers, opérationnels et réglementaires qui peuvent découler d’une mauvaise gestion des contrats.

    Les solutions de Contract Management sont également essentielles pour améliorer l’efficacité, réduire la durée des cycles contractuels et la charge administrative pesant sur le service juridique ainsi que sur d’autres fonctions opérationnelles pour créer et analyser les contrats, et fournir des informations contractuelles.

    Bon à savoir :

    l’intelligence artificielle (IA) permet de détecter les informations pertinentes dans les documents contractuels, comme par exemple les clauses, les dates clés, les montants, les durées, etc., afin de les trouver rapidement et ainsi de supprimer un long travail de recherche réalisé par les équipes juridiques et opérationnelles. Les solutions de Contract Management qui s’appuient sur l’IA sont donc extrêmement utiles.

    → Plus d’informations sur comment fonctionne l’IA dans la gestion de contrat

    A qui s’adressent les solutions de contract management ?

    Il y a quelques années, ces solutions n’étaient adressées qu’aux directions juridiques. Aujourd’hui, c’est bien à toute l’entreprise que ces solutions sont proposées, et notamment aux :

    • directions financières
    • directions commerciales
    • directions achats
    • directions des ressources humaines

    …qui sont impliquées quotidiennement sur des problématiques contractuelles.

    Quels sont les avantages d’une solution de Contract Management ?

    Concrètement ? Faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises.

    Gagner de l’argent :

    • en évitant les pertes financières liés aux risques passant inaperçus dans les contrats (exemple : reconductions tacites, retards, pénalités, problèmes de conformité…)
    • en réduisant les coûts liés aux processus manuels
    • en saisissant les opportunités cachées (exemple : remises, renégociations…), grâce à une meilleure visibilité sur le contenu des contrats.

    Gagner du temps :

    • en rationalisant les tâches chronophages et sans plus-value comme la saisie, la recherche ou encore le classement d’informations.
    • en fluidifiant la collaboration entre les équipes, réduisant les erreurs, les allers-retours inutiles, etc.

    Gagner du temps ET de l’argent en accélérant les cycles de vente pour, in fine, augmenter votre rendement de signatures et accroître le chiffre d’affaires.

    Comment choisir la bonne solution de Contract Management ?

    Si l’utilité des solutions de Contract Management n’est plus à prouver, aujourd’hui encore, un certain nombre d’entreprises n’ont pas pris conscience des avantages de la technologie et n’ont pas adopté d’outils.

    Cela est souvent dû à une erreur de priorité dans la mise en œuvre du projet de digitalisation : l’accent a été mis sur la mise en place de la technologie plutôt que sur l’évolution des processus qui accompagnent ce qu’elle permet de faire. Voici cinq principes clés qui sont nécessaires pour une mise en œuvre réussie.

      5 conseils pour mettre en place une solution de Contract Management

       

      #1 Optimisez vos processus contractuels ✅

      Avant de mettre en œuvre un outil CLM, il est essentiel d’optimiser vos processus actuels de gestion des contrats, ainsi que vos délégations de pouvoir pour l’approbation et la signature des contrats.

      Il est important d’obtenir l’adhésion des principaux utilisateurs de ce processus (services juridiques, achats, ventes, etc.) et des autres régions du monde si votre entreprise est internationale.

      Sans optimisation, vous risquez de numériser un processus existant inefficace, ce qui réduira l’adoption de l’outil et les avantages globaux de l’outil CLM.

      Notre conseil : cartographiez vos processus contractuels existants, identifiez vos points de douleurs et concevez un nouveau processus avec un minimum de transferts et des approbateurs/signataires clairement identifiés pour différents types de contrats et profils de risque.

      #2 Assainissez vos données contractuelles 📊

      L’utilité des solutions de Contract Management dépend des données qu’elle contient. Il est donc nécessaire de réfléchir soigneusement aux contrats et aux informations que vous souhaitez stocker dans l’outil plutôt que de télécharger l’ensemble de vos informations telles qu’elles existent aujourd’hui.

      La migration des documents contractuels n’est pas un simple « copié-collé », les informations doivent être extraites de ces documents pour les rendre utiles. Cela signifie que vous devez déterminer quelles informations vous voulez avoir sous la main et vous assurer que vos contrats soient bien « lisibles ».

      Notre conseil : Commencez par assainir votre base contractuelle existante en supprimant les doublons et en archivant les contrats résiliés.

      → On vous recommande aussi : gestion de contrats, 7 questions à se poser avant d’investir dans une solution en ligne

      #3 Optimisez vos modèles de contrat 📃

      L’optimisation de vos modèles de contrat est également une activité importante à réaliser avant de mettre en œuvre un outil CLM.

      Dans ce cas, l’optimisation signifie :
      – Identifier tous vos modèles existants ;
      – les rationaliser, si cela est possible ;
      – vous assurer que vous disposez des versions les plus récentes.

      L’optimisation de vos modèles de contrat présente plusieurs avantages : elle améliore la gestion des risques, car les positions contractuelles les plus récentes sont incluses dans les modèles, et elle garantit que vous adoptez des positions cohérentes.

      Elle permet également aux membres de votre équipe d’être autonomes, car il leur suffit d’identifier le bon modèle de contrat à sélectionner pour leurs besoins. Ce qui réduit la sollicitation des services juridiques par les autres équipes de l’entreprise.

      Bon à savoir : la technologie peut être un excellent catalyseur de ce processus en utilisant l’intelligence artificielle pour analyser vos modèles actuels par rapport aux contrats terminés. Cela vous permet d’identifier vos positions les plus courantes et de fournir une approche basée sur les données pour développer de nouvelles normes.

      #4 Pensez petit, du moins au début 🤏

      Les outils CLM offrent plusieurs fonctionnalités impressionnantes, mais il est important de reconnaître le niveau de maturité actuel de votre entreprise pour savoir si elle est prête pour ces fonctionnalités.

      Par exemple, votre entreprise peut stocker des contrats sur des disques durs locaux, rédiger des contrats sur la base de la dernière version utilisée, négocier par e-mail et signer à la main. Dans ce scénario, un outil pourrait aider à numériser ce processus grâce à un référentiel central, une capacité de rédaction à partir de modèles/bibliothèques de clauses en ligne, une négociation via une plateforme de collaboration et une signature électronique. Il s’agit toutefois d’un changement important pour l’utilisateur qui, pour l’instant, se contente d’utiliser un logiciel de traitement de texte de base.

      Notre conseil : commencez par une solution minimum viable qui sera bénéfique à l’entreprise, puis déployez progressivement des fonctionnalités supplémentaires à mesure que l’entreprise mûrit dans son utilisation de l’outil de Contract Management. Une feuille de route doit être élaborée pour montrer aux utilisateurs comment l’outil évoluera au fil du temps.

      #5 Embarquez dans le bateau de la conduite du changement ⛵

      La plupart des échecs de la mise en œuvre de CLM sont dûs au manque de gestion de conduite du changement et de soutien par la direction.

      La technologie est souvent considérée comme une solution miracle pour réparer un processus défaillant, accroître l’efficacité ou réduire les coûts, mais elle est superflue si elle n’est pas utilisée correctement ou déployée de la bonne manière.

      Il est donc essentiel de comprendre l’impact du changement sur les méthodes de travail actuelles des utilisateurs potentiels de l’outil. Une fois cet impact compris, il faut sensibiliser et faire connaître les capacités de l’outil et ce que le changement signifie pour des groupes d’utilisateurs spécifiques, ainsi que pour l’entreprise. Cela doit se faire par des communications régulières de la part des dirigeants de l’entreprise et des managers locaux.