Tout ce qu’il faut savoir sur le Contract Management

L’utilité des solutions de Contract Management dépend des données qu’elle contient. Il est donc nécessaire de réfléchir soigneusement aux contrats et aux informations que vous souhaitez stocker dans l’outil plutôt que de télécharger l’ensemble de vos informations telles qu’elles existent aujourd’hui.

La migration des documents contractuels n’est pas un simple « copié-collé », les informations doivent être extraites de ces documents pour les rendre utiles. Cela signifie que vous devez déterminer quelles informations vous voulez avoir sous la main et vous assurer que vos contrats soient bien « lisibles ».

Notre conseil : Commencez par assainir votre base contractuelle existante en supprimant les doublons et en archivant les contrats résiliés.

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L’optimisation de vos modèles de contrat est également une activité importante à réaliser avant de mettre en œuvre un outil CLM.

Dans ce cas, l’optimisation signifie :
– Identifier tous vos modèles existants ;
– les rationaliser, si cela est possible ;
– vous assurer que vous disposez des versions les plus récentes.

L’optimisation de vos modèles de contrat présente plusieurs avantages : elle améliore la gestion des risques, car les positions contractuelles les plus récentes sont incluses dans les modèles, et elle garantit que vous adoptez des positions cohérentes.

Elle permet également aux membres de votre équipe d’être autonomes, car il leur suffit d’identifier le bon modèle de contrat à sélectionner pour leurs besoins. Ce qui réduit la sollicitation des services juridiques par les autres équipes de l’entreprise.

Bon à savoir : la technologie peut être un excellent catalyseur de ce processus en utilisant l’intelligence artificielle pour analyser vos modèles actuels par rapport aux contrats terminés. Cela vous permet d’identifier vos positions les plus courantes et de fournir une approche basée sur les données pour développer de nouvelles normes.

Les outils CLM offrent plusieurs fonctionnalités impressionnantes, mais il est important de reconnaître le niveau de maturité actuel de votre entreprise pour savoir si elle est prête pour ces fonctionnalités.

Par exemple, votre entreprise peut stocker des contrats sur des disques durs locaux, rédiger des contrats sur la base de la dernière version utilisée, négocier par e-mail et signer à la main. Dans ce scénario, un outil pourrait aider à numériser ce processus grâce à un référentiel central, une capacité de rédaction à partir de modèles/bibliothèques de clauses en ligne, une négociation via une plateforme de collaboration et une signature électronique. Il s’agit toutefois d’un changement important pour l’utilisateur qui, pour l’instant, se contente d’utiliser un logiciel de traitement de texte de base.

Notre conseil : commencez par une solution minimum viable qui sera bénéfique à l’entreprise, puis déployez progressivement des fonctionnalités supplémentaires à mesure que l’entreprise mûrit dans son utilisation de l’outil de Contract Management. Une feuille de route doit être élaborée pour montrer aux utilisateurs comment l’outil évoluera au fil du temps.

La plupart des échecs de la mise en œuvre de CLM sont dûs au manque de gestion de conduite du changement et de soutien par la direction.

La technologie est souvent considérée comme une solution miracle pour réparer un processus défaillant, accroître l’efficacité ou réduire les coûts, mais elle est superflue si elle n’est pas utilisée correctement ou déployée de la bonne manière.

Il est donc essentiel de comprendre l’impact du changement sur les méthodes de travail actuelles des utilisateurs potentiels de l’outil. Une fois cet impact compris, il faut sensibiliser et faire connaître les capacités de l’outil et ce que le changement signifie pour des groupes d’utilisateurs spécifiques, ainsi que pour l’entreprise. Cela doit se faire par des communications régulières de la part des dirigeants de l’entreprise et des managers locaux.