Les risques font partie intégrante de tout accord juridique. Mais comment les réduire ou même les maîtriser ?

Dans cet article, on vous donne nos 7 meilleurs conseils !

Les bonnes pratiques pour maîtriser ses risques contractuels avec un logiciel de gestion de contrat

 

Les facteurs de risques liés aux contrats

Quels sont les facteurs de risque importants à prendre en compte chaque jour quand on gère ses contrats ?

→ l’accès des contrats aux mauvaises personnes
→ l’accès non autorisé aux contrats par certaines équipes/personnes
→ la non conformité de certains contrats / certaines clauses
→ le non-respect des obligations contractuelles
→ les dates de renouvellement que l’on manque et donc les reconductions tacites qui nous ré engagent par défaut

Comment réduire ces risques ?

Les équipes juridiques atténuent les risques contractuels en intégrant des clauses spécifiques : clauses d’indemnisation, clause de responsabilité, clause d’assurance, clause de résiliation, clauses de garantie, clause limitative de responsabilité, etc. Ces méthodes manuelles constituent une première brique pour protéger vos données contractuelles.

Mais, comment aller plus loin ? Sachez qu’une solution de Contract Management (aussi appelé CLM) peut grandement faciliter la gestion des risques, grâce à de nombreuses fonctionnalités adaptées !

💡Bon à savoir : Aussi appelé logiciel de gestion de contrats, un CLM est une solution clé en main permettant aux entreprises de d’optimiser chaque étape de cycle de vie de leurs contrats et de suivre quotidiennement leurs contrats de manière automatisée. La clé, c’est justement cela : l’automatisation.

Avec un tel outil il est possible de : centraliser ses contrats et ses clauses dans une librairie dédiée, rechercher une information contractuelle, générer un contrat, le commenter et l’annoter, le signer et le valider, mais également suivre ses engagements, stocker l’ensemble de sa base contractuelle, créer des rappels sur les échéances, suivre son activité contractuelle à l’aide de tableaux de bord et de KPI…

Voici 7 fonctionnalités de logiciel de gestion de contrat qui vous permettent d’atténuer les risques contractuels via l’automatisation de différentes tâches et la centralisation de toutes vos données contractuelles.

1) Ne manquez plus aucune échéance grâce aux alertes et notifications

Manquer les échéances ou voir ses contrats reconduits à cause des renouvellements tacites entraînent des conséquences financières souvent lourdes. Et ce qu’il y a de plus dommage, c’est que tout cela peut être évité grâce à un logiciel de gestion de contrat adapté !

Avec un tel logiciel, vous pouvez configurer des alertes automatiques et des tâches sur tous vos contrats. A chaque étape de la vie de votre contrat, vous serez notifiés de ce que vous avez à faire.

2) Décidez qui peut accéder aux contrats grâce à une gestion fine des utilisateurs

Certains logiciels de gestion de contrat proposent la mise en place de permissions en fonction des rôles.

Ainsi, ils permettent à une personne de lire, modifier ou valider certains types de documents, d’informations confidentielles ou de contrats. Mais l’accès à d’autres contrats, qu’il serait inutile ou dangereux de consulter ou de modifier, lui est interdit.

3) Protégez les données contractuelles à l’aide du chiffrement

Une autre clé pour protéger vos contrats contre le risque d’accès non autorisé – en particulier de l’extérieur de l’organisation – est de chiffrer toutes les données de vos documents.

Certains logiciels de gestion des contrats chiffrent les informations au repos et en transit à l’aide des dernières normes de chiffrement.

👉 Les données au repos font référence à toutes les données stockées dans votre solution de Contract Management.
👉 Les données en transit font référence à toutes les données envoyées en externe vers ou depuis votre solution de gestion des contrats, à un utilisateur, ou une autre application.

💡 Bon à savoir : A l’heure où les entreprises dématérialisent leur gestion contractuelle, la sécurité doit être un des critères principaux pour choisir une solution. Hyperlex est l’un des seuls logiciels de contract management à avoir obtenu la norme ISO/IEC 27001:2013 et son extension relative à la protection de la vie privée ISO 27701:2019. Cette certification internationale est très reconnue dans le domaine de la sécurité de l’information.

👀 A lire aussi : ISO/IEC 27001:2013 pour les nuls

4) Améliorer la conformité avec les bibliothèques de clauses

La non-conformité est l’un des risques contractuels les plus connus. Certains CLM vous offrent la possibilité de créer des clausiers. Aussi appelé recueils de clauses, ils répondent à plusieurs objectifs :

Créer des modèles de clauses

Les équipes juridiques peuvent créer des modèles (ou template) de clauses qui peuvent être facilement intégrées aux contrats. Ces modèles servent de clauses de référence, et peuvent être facilement comparés aux autres clauses présentes au sein de vos contrats stockés sur votre CLM.

💡 Bon à savoir : Avec Hyperlex, si une clause est présente dans plusieurs modèles de contrats et que vous la mettez à jour, il ne suffit que d’un clic pour que les changements soient effectués partout !

Comparer les clauses de vos contrats avec vos normes

Vous êtes alertés si les clauses d’un contrat externe sont trop éloignées de vos propres clauses. Notre intelligence artificielle propriétaire vous indique les clauses à risque directement dans le contrat, ainsi que le niveau de risque.

5) Améliorer la conformité avec des modèles de contrats

Avec un CLM, vous pouvez créer des modèles de contrat type et les partager facilement aux opérationnels. Dès que vous mettez un contrat à jour, tout est synchronisé dans la plateforme.

Cela évite que les directions juridiques soient sollicitées pour des demandes de type : où est rangé le template ? Est-ce bien cette version que je dois utiliser ? Pourriez-vous me transférer le nouveau template ?

Le petit + : notre solution Hyperlex se connecte à tous les logiciels métier comme Salesforce, Hubspot, Word, pour vous permettre de créer des contrats plus simplement et rapidement à partir des données contenues dans les outils.

6) Eviter les erreurs pendant la phase de négociation

Lors de la phase de négociation, lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même contrat, une erreur est vite arrivée ! Et c’est humain : parfois, certaines modifications ou commentaires sont oubliés, ou la mauvaise copie du contrat est utilisée…

Avec un CLM, la gestion des différentes versions de contrats (aussi appelé versioning) est gérée automatiquement. Par ailleurs, vous avez la possibilité d’importer vous-mêmes les versions que vous souhaiteriez conserver.

7) Mettre en place des workflow de validation interne

Est-ce que cela vous est déjà arrivé d’oublier de mettre certaines personnes dans la boucle d’email de validation des contrats ? Ou de devoir relancer, encore et encore, les bons validateurs qui, pris par le temps, n’ont pas donné leur accord pour envoyer le contrat à signer ?

Sachez qu’en digitalisant les approbations internes (ou externes) des contrats vous pourrez dire au revoir à ces allers retours interminables.

Une fonctionnalité appelée “workflow de validation” vous permet d’être sûrs que :
Ce sont toujours les bons validateurs qui sont mis dans la boucle. Exemple : pour tout contrat de vente de plus de 5 000 euros, c’est le directeur financier qui devra valider le contrat.
Le contrat est validé. Le directeur financier sera relancé par email de manière automatique tant que le contrat ne sera pas validé.

Les points à retenir pour maîtriser vos risques contractuels :

✔️ Rationalisez et automatisez la gestion de vos contrats.

✔️ Centralisez tous vos contrats et données contractuelles dans un référentiel sécurisé, facile à utiliser et basé sur le cloud.

✔️ Rédigez plus rapidement des contrats prêts à être négociés grâce à des bibliothèques de clauses et de modèles de contrats.

✔️ Collaborez en temps réel, automatisez la gestion des versions et la signature électronique des contrats…

✔️ Automatisez les flux de validation et les alertes pour améliorer l’efficacité et la conformité des contrats.

Conclusion ? Avec un CLM, fini le suivi manuel, vous pouvez enfin oublier vos contrats et qui sait, c’est peut être eux qui penseront à vous…

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