Les données contractuelles sont rarement perçues à leur juste valeur. Pourtant, elles reflètent les rapports juridiques et économiques qu’une société entretient avec ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires.

Ces données d’entreprise sont donc essentielles. Leur protection est tout simplement un enjeu stratégique. Un vol, ou une perte de ces dernières, fragiliseront, selon leur importance, l’équilibre et la compétitivité de l’entreprise.

Mais, de quoi parle-t-on au juste ? En quoi les contrats sont-ils des données à risque ? Et surtout, comment faire pour les protéger ?

Pourquoi les contrats sont-ils des données contractuelles ?

Les contrats sont des données à forts enjeux pour les entreprises

Lorsque vous digitalisez vos processus de contractualisation, vous stockez des informations sur vos engagements et ceux de vos interlocuteurs.

Ainsi, un accord conclu avec un fournisseur détaillera : le nom des parties, les obligations de chacun, le prix, les échéances à venir, les pénalités de retard, etc.

Tous ces composants sont des données contractuelles. En général, ces précieuses informations, une fois les conventions signées, sont retranscrites et regroupées au sein d’un fichier interne type Excel ou, pour les entreprises les plus digitalisées, dans une base de données.

Dans les deux cas de figure, vous souhaitez exploiter au mieux ces éléments pour une gestion contractuelle maîtrisée.

C’est d’autant plus indispensable lorsque les projets sont complexes et les interlocuteurs nombreux, comme dans le domaine de la construction, ou que les négociations contractuelles ont été longues et fastidieuses.

En définitive, la performance des entreprises est intimement liée au suivi scrupuleux des données contractuelles. D’ailleurs, la plupart des juristes, qui ont une vision business de leur travail, cherchent désormais à établir des statistiques (ou KPI).

L’objectif recherché ? Corriger les dysfonctionnements et avantager les leviers qui sont créateurs de richesse.

Les risques liés à la perte, l’erreur, ou au vol des données contractuelles

Vous l’avez compris. Une gestion rigoureuse des contrats passe de facto par le stockage et le management des données contractuelles.

Mais, l’erreur est humaine (ou “errare humanum est”, comme disaient les Latins). Il est assez fréquent que les données se perdent, en tout ou partie, ou pire, soient détruites ou volées. Cela affaiblit l’entreprise et l’expose à des risques assez nombreux :

  • les risques contractuels qui coûtent cher et qui complexifient la mission des opérationnels sur le terrain ;
  • les risques contentieux qui traduisent l’échec d’un projet et des relations commerciales ;
  • les risques réglementaires qui peuvent freiner, voire stopper une activité soumise à autorisation par les pouvoirs publics ;
  • les risques liés aux actifs, auxquels on ne pense pas spontanément, qui pèsent lourd dans le développement d’une entreprise, comme la propriété intellectuelle.

 

En fin de compte, les données contractuelles ont un impact sur les équipes, la stabilité de l’opération et les relations commerciales. Aussi, vous devez instaurer une culture de gestion de contrat auprès des équipes.

Comment protéger ses données contractuelles ? Hyperlex, une solution adaptée.

Les enjeux des données contractuelles : la compétitivité et la sécurité

Plus une entreprise se développe, plus les données contractuelles se multiplient. Le suivi des contrats et la vérification des obligations respectives deviennent alors un vrai casse-tête.

Cela nécessite un travail de collaboration avec le terrain. Les opérationnels doivent communiquer avec le service juridique sur les avancées et les difficultés du projet.

Les données sont, au même titre que les ressources financières, le nerf de la guerre. Une perte, une erreur, ou un vol seraient donc préjudiciables d’un point de vue financier, juridique et organisationnel.

Les logiciels de gestion de contrat répondent parfaitement à toutes ces problématiques. Leur rôle est de faciliter le management des informations contractuelles et de les protéger.

Hyperlex, une solution certifiée ISO ISO/IEC 27001:2013

Hyperlex est l’une des seules start-up à avoir obtenu la norme ISO/IEC 27001:2013 et son extension relative à la protection de la vie privée ISO 27701:2019. Cette certification internationale est très reconnue dans le domaine de la sécurité de l’information.

Le saviez-vous ? ISO/IEC 27001:2013 est la norme qui pose le référentiel en matière de Système de Management de la Sécurité des Informations (SMSI). Le déploiement des recommandations de cette norme facilite le management de la sécurité : gestion des actifs, analyse de risque, ressources humaines, communication, contrôle d’accès, etc. Cette norme atteste du fait que Hyperlex a identifié les menaces existantes et pris les mesures de protection adéquate. C’est un gage de confiance pour ses clients, ses partenaires et ses prestataires ! Pour en savoir plus, lisez notre communiqué de presse.

Avoir des standards de sécurité élevés va devenir une vraie préoccupation pour tous les acheteurs et fournisseurs de logiciels SaaS. A partir du moment où un logiciel importe et conserve des données, la question du stockage est omniprésente. A l’heure où les entreprises dématérialisent leur gestion contractuelle, la sécurité doit être un des critères principaux pour choisir une solution externe.

Vous avez dit sécurité ? Dans le même mouvement, Hyperlex est attentif au traitement des données personnelles de tous les utilisateurs. Cet engagement demande non seulement de suivre à la lettre les recommandations de la CNIL mais également, d’être conforme au RGPD.

Un pôle Contract Analytics afin de déployer en toute sécurité la solution Hyperlex

Chez Hyperlex, le rôle du pôle Contract Analytics est d’accompagner les sociétés dans la gestion de leurs données contractuelles afin qu’elles puissent identifier et extraire les données clés et mieux gérer les risques. Le réel intérêt des données contractuelles, c’est d’effectuer un suivi drastique, mais aussi de structurer l’information afin de pouvoir l’analyser !

Or, il n’est pas évident pour les entreprises de traiter un tel volume de renseignements, surtout lorsque les contrats se comptent par centaines ou par milliers.

La première mission du pôle Contract Analytics est de migrer les données contractuelles des entreprises en toute sécurité. Elle doit être effectuée en priorité afin que la solution puisse être utilisable rapidement par les clients.

L’autre étape est la réalisation des analyses de conformité réglementaire ou de conformité à des standards. Ici, il s’agit de dresser un tableau précis et statistique de l’existant dans l’optique d’analyser la structure d’un certain nombre de contrats, ou bien encore de mettre en évidence les clauses les plus récurrentes.

Enfin, le pôle Contract Analytics peut être missionné pour de l’audit ou la due diligence pour vérifier si un lot de contrats comporte bien certaines mentions. 👉 Voir l’interview de notre Lead Contract Analytics pour en savoir plus.

Exemple d’un tableau de bord analytique, fonctionnalité phare d’Hyperlex, qui permet aux entreprises de suivre et d’évaluer leur activité contractuelle

Vous souhaitez adopter une solution qui est soucieuse de la sécurité de l’information ?

 

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