Tout ce qu’il faut savoir sur le service juridique
Le service juridique occupe une place de plus en plus stratégique en entreprise. Une étude du Cercle Montesquieu et de l’AFJE menée en 2021, démontre que 3 directeurs juridiques sur 4 sont désormais impliqués dans les comités de direction et les comités exécutifs de leur entreprise.
Alors qui travaille au service juridique dans une entreprise ? Quel est son champ d’action ou ses responsabilités ? Quels sont les enjeux auxquels font face les directions juridiques aujourd’hui, notamment dans la modernisation de leurs outils ? Hyperlex, le logiciel SaaS gestion de contrats pensé pour les directions juridiques, vous dit tout sur le sujet.
Service juridique, définition
Le service juridique occupe une place déterminante en entreprise. Il est majoritairement composé de juristes, soit des spécialistes du droit que l’on pourrait comparer à des “avocats” d’entreprise.
Les moyennes et grandes entreprises ont tout intérêt à avoir un service juridique pour protéger leurs intérêts. Les plus petites entreprises comme les start-ups font généralement appel à des avocats lorsque nécessaire.
C’est auprès de ces directions juridiques que repose le bon fonctionnement de la société, d’un point de vue légal. Elles sont notamment garantes de l’application des réglementations et normes adaptées, tout comme de leur actualisation et ce, dans les relations en interne mais également externes. Cela nécessite un travail de veille juridique quotidien et une connaissance experte des enjeux que cela implique.
De plus en plus, le service juridique est également amené à gérer les problématiques liées à la protection des données et à la conformité.
Il occupe enfin une place stratégique en termes de conseil. En effet, son rôle est de partager son expertise et défendre les intérêts de l’entreprise lors de projets, de négociations ou encore en comité de direction.
En bref, le service juridique est le gardien du bon fonctionnement de l’entreprise aux yeux de la loi. ⚖️
Les responsabilités du service juridique
Quel que soit son secteur d’activité, le service juridique est consulté pour toutes les décisions importantes d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’un recrutement, d’un nouveau contrat fournisseur, d’un contrat commercial, du développement d’un nouveau produit ou encore d’un nouveau service… aucun contrat ne peut s’écrire ni même se conclure sans la participation – et la responsabilité – du service juridique.
Grâce à sa maîtrise des directives nationales, européennes, des lois et décrets en vigueur, le service juridique indique la marche à suivre, à la fois dans un souci de conformité mais également de maîtrise des risques.
Voici les domaines dans lesquels les directions juridiques sont amenées à intervenir :
🗂️ L’organisation : les juristes s’assurent des bonnes pratiques en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’entreprise ;
💙 Le coeur de métier : les juristes doivent connaître les règles applicables selon le secteur de l’entreprise, qu’il s’agisse de normes sanitaires, ou encore de problématiques liées à la propriété intellectuelle ;
👩💻 Le marché de l’emploi : les juristes gèrent les contrats qui lient l’entreprise et l’employé ;
🛡️ La relation avec le client : les juristes s’assurent du bon respect des lois RGPD, notamment dans la protection des données personnelles ;
🤝 Le développement commercial : les juristes interviennent dans les négociations pour vérifier la conformité des contrats qui lient l’entreprise au nouveau client.
Service juridique et contrats
On l’a vu, le service juridique intervient dans toutes les étapes du cycle de vie des contrats et est garant de l’organisation et de la bonne exécution de ces documents.
Le contrat est le composant le plus important dans le métier des directions juridiques. Il représente un actif stratégique et comprend une multitude de données déterminantes, telles que des dates, des clauses, des montants…
Pas de contrat = pas d’application de la loi = pas de société. 🙁
Mais alors qu’est-ce qu’un contrat ? 🤔
Selon vie-publique.fr, un contrat est “un engagement ou une convention qui crée des obligations entre deux ou plusieurs personnes”.
Gérer les contrats, c’est la mission des directions juridiques, et cela constitue une véritable science ! Elle nécessite une organisation sans accroc, d’autant plus lorsque l’on estime entre 20 000 et 40 000 le nombre moyen de contrats qu’une entreprise doit gérer, selon le cabinet de conseil PwC.
💡 Le saviez-vous ?
Selon une étude menée par Deloitte Taj en 2019, 52% des entreprises ne connaissaient pas la date d’échéance de leurs contrats.
C’est grave ! Les risques financiers et juridiques sont multiples avec une mauvaise gestion des contrats. Hé oui, une mauvaise gestion peut notamment entraîner une baisse de chiffre d’affaires d’environ 10% à une entreprise, selon l’IACCM.
7 raisons de digitaliser un service juridique avec un CLM
Selon une étude de Wolters Kluwer menée en 2022, neuf départements juridiques sur dix utilisent quotidiennement des solutions logicielles juridiques. Cette digitalisation ou transformation digitale des services juridiques est un levier stratégique pour les entreprises.
Elle consiste à transformer les méthodes de travail et les outils des directions juridiques pour leur faire gagner du temps sur leurs tâches à forte valeur ajoutée.
Parmi les outils qui aident à optimiser le quotidien des directions juridiques, on retrouve les logiciels de gestion de contrats, appelés CLM (Contract Lifecycle Management). Ces derniers leur permettent de prendre la main sur leur donnée-phare : le contrat.
En plus de maîtriser les risques financiers, opérationnels ou règlementaires, ces solutions améliorent également leur efficacité, diminuent leur charge administrative ou encore réduit la durée des cycles contractuels.
Équiper un service juridique d’une solution de contract management aura de l’impact pour toute l’entreprise.
Toutefois, ce n’est pas toujours pour équiper les services juridiques que les budgets sont alloués.
C’est une erreur stratégique ! Parce qu’avant d’être une transformation numérique, adopter une solution de Contract Management est surtout un changement d’état d’esprit qui impacte toute l’entreprise.
Il ne s’agit pas seulement de maîtriser un logiciel mais de l’intégrer à son quotidien et d’adapter les nouvelles pratiques qui en découlent.
Voici les étapes à suivre si l’on veut digitaliser un service juridique dans les meilleures conditions en choisissant la solution la mieux adaptée à nos besoins :
#1 Identifier les besoins ✅
Commencer par faire un état des lieux du fonctionnement de votre service juridique. Cela permet de recenser plus facilement les différents problèmes rencontrés.
⚠️ Ne pas oublier de demander la participation de ses collaborateurs afin de s’assurer que l’on recense un plus grand champ de besoins.
A partir de là, il sera possible de définir de nouveaux objectifs et les KPIS.
→ Qu’est-ce qu’un KPI Juridique ? Réponse un peu plus bas … 👇
#2 Structurer le projet 📊
Une fois ses objectifs définis, il est important de définir des priorités à ses actions !
Quels sont les prochaines étapes à entreprendre ? Qui peut le faire ? Hé oui, il sera important d’attribuer des rôles au sein de l’équipe pour fluidifier la mise en projet.
Une fois tout le monde en phase, il faudra alors dresser le cahier des charges et engager la troisième phase de ce projet de digitalisation.
#3 Benchmarker des solutions 📃
Impossible de connaître toutes les legaltechs qui proposent une solution de contract management. Pour trouver celle qui convient le mieux à sa structure et son organisation, il est important de lancer un benchmark.
Il faut profiter de ce benchmark pour demander des démonstrations de ces solutions et poser des questions. C’est plus simple pour se projeter.
#4 Défendre son projet en interne 🤏
Pour lever le frein du coût que nécessite la mise en place d’un CLM, il faudra montrer à la hiérarchie les bénéfices promis, notamment grâce aux KPIs définis en amont.
Deux arguments en votre faveur :
25% des départements juridiques ont vu une plus large approbation de leurs budgets digitaux. 2022 Legal Departments on the Move? Wolters Kluwer, European Company Lawyers Association, 2022
92 % des DJ ont initié ou renforcé un projet de transformation digitale de leurs méthodes de travail (contre 75 % en 2018) (cartographie des directions juridiques)
Quels sont les KPI du service juridique ?
Les KPI juridiques peuvent être regroupés en 4 grandes familles, soit :
les KPI de vitesse, de volume, de coût ou de satisfaction.
Ces derniers changent d’une direction juridique à une autre…
Voici quelques exemples de KPI qui peuvent être utiles à observer pour aider à la mise en place d’un outil de digitalisation :
- les contentieux transigés, gagnés ou perdus, ainsi que leur montant,
- le type et le nombre de dossiers traités,
- les départements ayant le plus recours à la direction juridique,
- le budget de la direction juridique comparé au chiffre d’affaires de l’entreprise,
- le turnover des membres du service juridique,
- le délai moyen de réponses aux questions …
Tout ce qui constitue une donnée est extrêmement important ! D’une part, cela peut faire peser la balance du côté du service juridique lors des négociations avec la hiérarchie, d’autre part, ces données peuvent permettre de prendre conscience des améliorations à apporter dans l’organisation générale du service, au-delà de la mise en place d’un CLM.
Comment digitaliser un service juridique