Isabelle Fillinger est la Directrice Juridique de Naf Naf. Isabelle utilise Hyperlex depuis un an pour gérer et analyser les contrats de la célèbre marque de prêt-à-porter féminin. A l’origine ? Un besoin simple : gagner du temps dans les processus collaboratifs, tout en bénéficiant d’un environnement sécurisé et d’un outil souple sachant s’adapter à ses besoins. Aujourd’hui, Isabelle revient sur son histoire avec Hyperlex.
Pouvez-vous vous présenter et nous parler de la Direction Juridique de Naf Naf ?
Je suis Directrice Juridique chez Naf Naf depuis juillet 2018, après un parcours de 25 ans au sein de différents groupes, notamment dans la distribution, comme la Grande Récré où j’ai été Directrice Juridique pendant 10 ans.
Quand je suis arrivée, la société Naf Naf venait d’être vendue par Vivarte et avait besoin de mettre en place ses propres services support et donc de créer sa direction juridique. J’y exerce seule et j’ai en charge notamment les contrats immobiliers, de franchises, d’affiliation, de partenariat ainsi que le droit de la concurrence et consommation, et tout ce qui est relatif aux achats et à la création de nos propres collections…
Qu’est-ce qui vous a poussée à rechercher une solution technologique comme Hyperlex ?
Dès mon arrivée, j’ai mis en place un certain nombre de process, par exemple pour l’affiliation, afin d’aller plus vite dans la gestion des contrats. Je cherchais donc des outils me permettant d’accélérer ces process. Je voulais une contrathèque.
Je connaissais déjà Legal Suite et puis j’ai été contactée par Hyperlex. Ce qui m’a plu dès le départ dans votre solution, c’est la reprise des contrats existants par Hyperlex : je n’avais pas besoin de tout saisir, j’ai simplement eu besoin de vous envoyer les contrats scannés. C’était un gain de temps énorme pour moi de pouvoir directement confier à Hyperlex l’intégration des contrats existants, ce que j’aurais eu des difficultés à faire seule.
L’autre élément qui m’a convaincue est la souplesse de l’outil : pas de mises à jour à répétition, de versions ou de modules à racheter sans arrêt… Un outil évolutif qui s’adapte bien à mes besoins au fil du temps. Il y a une vraie prise en considération des demandes du client. En quelques sortes, Hyperlex est un outil vivant.
Enfin, il y avait une intégration de la solution DocuSign que nous utilisions déjà pour la signature électronique de nos contrats. Cela permettait d’envisager une accélération des process de validation de bout en bout, y compris jusqu’à signature : avant Hyperlex, on avait un système de validation des contrats par fiche papier qui prenait des jours ; avec Hyperlex, le contrat peut être validé en interne en quelques heures seulement ! En ajoutant à cela DocuSign, le contrat peut finalement être signé très rapidement.
La dématérialisation des processus de validation vous apporte donc un gain de temps sur des tâches sans plus-value…
Pas seulement ! Cela répond aussi à un besoin de mobilité : les processus de validation et de signature peuvent aboutir où que l’on soit dans le monde, ce qui est important lorsqu’on est ouvert à l’international. La prise en compte de l’anglais dans Hyperlex est d’ailleurs essentielle dans cette perspective.
Cela apporte aussi de la sécurité. Là où un papier peut s’égarer pendant des jours entre les mains de telle ou telle personne, ici on garde toujours une trace du contrat, on le suit, on le voit… et on ne l’oublie pas ! Ces process sécurisent aussi bien les directions opérationnelles, qui sont sûres que la Direction Juridique et la Direction Générale ont bien validé le projet. Donc cela sécurise tout le monde dans l’entreprise.
Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?
Le projet a débuté en juillet 2019. Nul besoin d’installation mais simplement de l’ouverture d’un compte sur l’application d’Hyperlex. Côté Naf Naf, la mission a dès lors pu démarrer très rapidement, en commençant pour moi par définir les informations que je voulais suivre dans mes fiches de synthèse contractuelles. Une mission très importante à mes yeux car déterminante pour le paramétrage côté Hyperlex. Je m’attendais à une certaine rigidité des fiches une fois définies, mais j’ai été agréablement surprise de constater qu’elles pouvaient évoluer et continuer de s’adapter à mes besoins. Ainsi durant les premiers mois, au vue de l’utilisation de l’outil, j’ai pu faire modifier les données essentielles que je voulais faire apparaître dans mes fiches de synthèse. Les modifications ont toujours été apportées par Hyperlex dans les 24 heures.
Il aura fallu seulement un mois pour aboutir le projet, incluant la reprise d’environ 150 contrats existants. Par ailleurs, l’IA s’éduque très bien, elle apprend vite, particulièrement sur les types de contrats ou de clauses présents en nombre, comme dans le cas des contrats d’affiliation chez Naf Naf. A partir du moment où l’on valide les suggestions de l’IA, cela va très vite.
Comment s’est passée la prise en main d’Hyperlex ?
J’ai reçu une formation d’une demi-journée de votre équipe, après quoi j’ai présenté la solution lors d’un comité de direction, en faisant une démonstration live du processus de validation d’un contrat. Tous ont été assez emballés car très demandeurs d’une solution favorisant la mobilité. L’outil est par ailleurs très intuitif, l’adoption a été immédiate.
Aujourd’hui quel est votre usage d’Hyperlex ?
J’utilise presque quotidiennement la solution. Par ailleurs, les achats, l’international, la direction commerciale, le Secrétaire Général, le Président, la DSI… chaque direction dispose d’un accès à Hyperlex. Nous sommes environ une dizaine d’utilisateurs.
La première fonctionnalité dont nous tirons parti est le workflow de validation intégrant la signature électronique DocuSign. Hyperlex permet une fluidité de ces processus, depuis l’import du contrat jusqu’à son approbation et à sa signature. Pour nous c’est quelque chose d’extrêmement important !
Pour ma part, j’utilise également le moteur de recherche et les fiches de synthèse pour retrouver rapidement telle ou telle information dans la base contractuelle.
J’ai aussi créé des équipes dans Hyperlex, de façon à ce que chaque direction opérationnelle puisse accéder à son propre répertoire de contrats. Les fiches de synthèse leur permettent de trouver facilement les informations, sans avoir besoin d’entrer dans le document.
Nous utilisons enfin les alarmes pour ne pas manquer les échéances.
Quels sont pour vous les principaux bénéfices que vous apporte Hyperlex ?
L’Intelligence Artificielle. Elle représente un gain de temps à tous les niveaux. Elle permet, quand on intègre un contrat, de remplir automatiquement sa fiche de synthèse. Nul besoin d’aller chercher l’information dans le document. La fiche étant quasiment prête, il ne reste à l’utilisateur qu’à valider les informations préremplies. La fiche est finalisée en moins de 5 minutes ! Contrôler et valider des informations, ce n’est pas la même chose que de tout saisir à la main…
Le deuxième bénéfice que je vois est la souplesse d’Hyperlex : on peut modeler ses fiches de synthèse et la structure de sa base contractuelle selon ses besoins, mais aussi les faire évoluer dans le temps.
Enfin, la réactivité de l’équipe Customer Success. Dès que l’on a une question, on sait que l’on a une réaction dans la journée. Le process de support n’est pas contraignant comme dans d’autres outils. Là, il est très simple d’envoyer un message, on n’hésite pas et on avance !
Hyperlex pour vous en quelques mots…
Hyperlex, c’est la sécurité et la souplesse, deux mots qui peuvent sembler contradictoires au départ. Hyperlex a su les réunir : la sécurité des processus collaboratifs autour des contrats et la souplesse d’un outil qui sait s’adapter à vos besoins au quotidien.
Un juriste est en train de vous lire avec un projet numérique, quel conseil lui donneriez-vous pour amorcer sa transition digitale ?
Tout d’abord, de prendre contact avec des directeurs juridiques qui ont déjà sauté le pas pour voir quel est l’intérêt de se doter d’un outil technologique. Prendre un outil, c’est souvent beaucoup de temps et de changement.
Ensuite, prendre le temps d’analyser ses besoins et de réfléchir à ce qu’on attend d’un tel outil. Une fois ces attentes bien définies, alors, avec Hyperlex, il est facile de les mettre en place !
Merci Isabelle !
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