Tuyet Anh PHAM THI, est chargée de mission au sein de l’entité Immobilier Environnement du Travail à la Française des jeux depuis 7 ans. Elle utilise Hyperlex depuis presque 1 an pour stocker ses baux et accéder facilement à l’information contractuelle grâce à l’intelligence artificielle. Elle nous raconte les raisons qui l’ont poussée à choisir une solution de gestion de contrats comme Hyperlex et les bénéfices qu’elle en retire.
Pouvez-vous vous présenter et nous parler de vos missions chez la Française des jeux ?
Je travaille à la Française des jeux (FDJ) depuis 2013. Depuis 1 an et demi, j’ai intégré le département Immobilier et Environnement du Travail et plus particulièrement la cellule performance et processus.
Au sein de ce département, je suis chargée de mission et responsable des data, ce qui veut dire que je suis en charge de mettre en place des outils permettant le suivi des données financières et métiers à destination des opérationnels. Mes journées sont donc rythmées par les différents projets de mise en place et de reporting que je pilote.
Quelles sont les problématiques qui vous ont poussé à rechercher une solution comme Hyperlex et comment avez-vous procédé pour le faire ?
En raison d’une réorganisation interne, la maison mère de la FDJ a récupéré les baux de l’une de ses filiales. Nous avions besoin de stocker et suivre ces contrats à l’aide de rappels d’échéance. Suite à notre entrée en bourse en 2019, nous ne pouvions pas nous permettre de les gérer sur Excel. Le service juridique était doté d’un outil de gestion de contrat, mais ce dernier était trop large pour assurer un suivi spécifique de nos baux.
Je cherchais un outil qui ne serait pas trop contraignant au niveau de son installation, tout en me garantissant un certain niveau de sécurité. Lors d’une discussion avec l’un de mes amis Directeur administratif et financier, celui-ci me raconte être équipé d’un outil de gestion contractuelle appelé Hyperlex et il m’explique son fonctionnement. Séduite par ses retours, je décide de contacter vos équipes et c’est ainsi que l’aventure a débuté.
Comment s’est passée la mise en place de la solution ?
A la Française des jeux, la sécurité est un enjeu majeur. Nous avons demandé à Hyperlex de développer une intégration spécifique avec OKTA, notre plateforme de gestion des connexions sécurisées entre les personnes et les technologies. Cette phase a été cadrée par l’équipe juridique spécifique au digital ainsi que l’équipe technique.
De mon côté, j’ai suivi la formation d’utilisation d’Hyperlex, dispensée par vos équipes Customer Success. La prise en main a été très rapide, car l’outil est ergonomique et intuitif.
Quelles ont été vos premières impressions sur Hyperlex ?
Avec Hyperlex, on accède rapidement à l’information qui nous intéresse.
Tout de suite je constate qu’avec Hyperlex je n’ai pas à parcourir le contrat de façon linéaire et fastidieuse. Grâce à la fiche de synthèse, tous les éléments importants du contrat (date de début, durée, coût, superficie…) sont identifiés, ce qui est une grande aide dans notre travail, surtout lorsqu’on n’est pas juriste de formation.
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Quels sont pour vous les principaux bénéfices que vous apporte Hyperlex ?
Le grand bénéfice est de pouvoir stocker à un seul endroit tous les contrats qui nous concernent. Aujourd’hui, on utilise Hyperlex comme une base de stockage nous permettant de consulter nos contrats.
La solution est un véritable gain de temps ! Avec Hyperlex et son moteur de recherche, il est possible d’accéder à son document en quelques clics.
Les données sont mises en avant par l’intelligence artificielle dans des fiches de synthèse, ce qui nous permet de prendre des décisions à partir de ces informations. C’est essentiel pour une personne responsable de la data comme moi.
Hyperlex assure également le suivi des engagements contractuels, grâce à la programmation des rappels sur nos échéances. Une révolution par rapport à Excel…
Il faut également préciser qu’Hyperlex est un outil polyvalent ! Nous nous projetons avec la solution, car elle permet également de stocker des contrats dans différentes langues ou encore d’organiser nos dossiers selon notre propre nomenclature… Les possibilités offertes par Hyperlex sont nombreuses !
Hyperlex pour vous en résumé…
C’est un outil innovant et facilitateur de travail. L’intelligence artificielle est un véritable gain de temps qui me permet d’accéder à l’information contractuelle très rapidement, sans avoir à relire son contrat intégralement.
Hyperlex, c’est aussi une startup à l’écoute de ses clients, qui nous offre la possibilité de faire des suggestions sur l’orientation du produit.
Quels conseils donneriez-vous pour amorcer sa transition digitale comme vous vous l’avez fait avec Hyperlex ?
Mon conseil c’est l’anticipation. En interne, il a fallu cadrer le projet avec toutes les parties prenantes et je ne pensais pas forcément que cela demanderait autant de temps de notre côté. Il faut anticiper les discussions, les enjeux (comme la sécurité chez nous), les allers-retours, les différentes validations, etc. et donc bien se préparer en amont du projet.
Merci Tuyet Anh !
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