Maitriser ses engagements contractuels, fluidifier les processus de validation et rationnaliser l’accès des opérationnels aux contrats… autant de besoins qui ont poussé Benjamin Moutte, Directeur des affaires juridiques et règlementaires de Rakuten France, à digitaliser sa direction juridique. Aujourd’hui, il revient sur sa rencontre avec Hyperlex et nous explique comment notre legaltech a permis à la marketplace de réorganiser et d’améliorer la gestion de ses contrats.
Benjamin, pouvez-vous vous présenter et nous présenter Rakuten ?
Je suis Benjamin Moutte, Directeur des affaires juridiques et règlementaires chez Rakuten France.
Je suis arrivé au sein de l’entreprise, qui s’appelait alors PriceMinister, en 2008. Rakuten est l’un des leaders mondiaux du e-commerce et un groupe innovant dans une multitude de secteurs : marketplaces, VoD, mobile, e-books ou banque… comme le traduit l’adoption d’une solution d’intelligence artificielle telle qu’Hyperlex.
Au sein de Rakuten France, quel est le rôle de la direction juridique ?
Notre équipe de 4 juristes s’occupe assez classiquement de tout le juridique et des affaires institutionnelles de la société qui exploite la place de marché en France. Cela comprend donc notamment le contentieux, le précontentieux et bien évidemment les contrats, qu’il s’agisse de leur revue, de leur validation ou de leur rédaction.
Nous collaborons régulièrement avec beaucoup de sociétés de notre groupe, mais nous sommes surtout amenés à travailler avec la grande majorité des équipes de Rakuten France, qui nous sollicitent directement sur leurs différents projets.
Quels outils utilisiez-vous avant Hyperlex ?
La forte croissance de la société a engendré une hausse très significative de l’activité de notre équipe, notamment en matière contractuelle. Nous avons dû mettre en place différents outils de suivi grâce à des logiciels de suites bureautiques classiques comme Excel. La mise en place de ces outils répondait donc à un besoin de suivi mais de manière assez imparfaite.
C’est ce qui vous a poussé à rechercher une solution plus avancée comme Hyperlex ?
Oui, on avait touché les limites des outils en place qui ne répondaient plus ni à nos attentes, ni à nos exigences. Nous avions en particulier le sentiment de ne pas maitriser convenablement le cycle de vie des contrats, ce qui était un vrai problème, car les contrats sont un élément prépondérant du business. On était donc preneurs d’outils plus adaptés et performants, qui correspondent véritablement à nos besoins.
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Quels étaient ces besoins ?
Nous sommes une filiale d’un groupe coté. Nous avons donc des contraintes importantes en matière de contrôle interne, de qualité de service et de sérieux : avoir de la visibilité sur la durée des engagements et les conditions de reconduction, c’est fondamental. Il nous fallait impérativement un système simple et fiable de rappels d’échéances afin d’éviter par exemple les reconductions automatiques sur des contrats pas totalement satisfaisants.
Et puis, qui dit contrat, dit engagement. Nous avions besoin d’une visibilité globale et exhaustive sur le contenu des contrats en cours : pouvoir identifier les informations importantes au sein de ces contrats comme par exemple les clauses d’exclusivité. Donc avoir à la fois une vision d’ensemble et une capacité à analyser très finement le contenu de chaque contrat.
Nous cherchions aussi à rationnaliser l’accès aux contrats par les équipes internes. Les contrats sont des documents qui ont vocation à être consultés par différentes personnes au sein de la société. Les demandes d’accès aux contrats et leur circulation se conjuguent difficilement avec la confidentialité qui s’impose. Hyperlex permet d’assurer une maitrise optimale des accès aux contrats. Il nous est possible de paramétrer et de contrôler idéalement les consultations aux intéressés. Par ailleurs, le système est conçu de telle sorte qu’il permet d’assurer en quelques clics une continuité totale de l’accès aux contrats, par transmission des droits au successeur de la personne habilitée, en cas de départ ou de changement de poste, par exemple. Cette fonctionnalité est une vraie valeur ajoutée pour nous, Direction juridique, mais également pour nos clients internes.
Nous utilisions précédemment plusieurs outils pour les différentes phases du contract management. Ce n’était plus adapté ni à nos contraintes, ni à nos exigences de qualité. Hyperlex était l’outil idéal pour réorganiser et améliorer sensiblement la gestion des contrats au sein de notre direction.
Vous avez choisi d’associer Hyperlex et Docusign dans vos usages, quels avantages en retirez-vous ?
D’abord la compatibilité d’une solution de gestion de contrat d’un côté et de signature électronique de l’autre : les processus de validation sont plus simples et plus rapides. Donc un gain de temps et de productivité, tout en facilitant le contrôle interne qui est très important. L’autre bénéfice pour le juriste, c’est qu’il n’a pas fait des études de droit pour passer son temps à rédiger et valider des formulaires d’approbation : ça lui permet donc de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
Vous nous rencontrez en 2017, à nos débuts, qu’est-ce qui vous a séduit dans l’aventure Hyperlex ?
Au départ, vous étiez venus à notre rencontre pour mieux comprendre les besoins et les usages d’une direction juridique. On a eu d’emblée un très bon contact et après plusieurs rencontres, nous avons pu tester une première version.
Nous avions déjà regardé le marché des solutions de gestion des contrats à l’époque et le plus gros frein, c’était les tarifs qui étaient disproportionnés par rapport à nos besoins. Avec Hyperlex, outre une offre abordable, nous avions en plus du sur-mesure. Vous avez su vous adapter complètement à nos besoins et y répondre de manière incontestable.
Ce qui a fait la différence aussi, c’est l’approche relationnelle : chez Rakuten, nous avons une grande facilité à communiquer avec l’équipe d’Hyperlex. C’est radicalement différent d’autres sociétés qui ont un discours plus impersonnel, et finalement éloigné de nos besoins spécifiques. Chez Hyperlex, on a de la réactivité, des interlocuteurs impliqués dans les échanges et dans l’évolution de la solution… un vrai gain de temps et d’énergie pour nous.
L’équipe Hyperlex nous a proposé un outil extrêmement puissant et innovant, mais nous a également associé de très près à sa conception pour nous offrir du sur-mesure adapté à la typologie de contrats que nous traitons, à notre workflow et à nos procédures internes. Ce sont sans doute la qualité bluffante du produit et l’intérêt porté aux besoins spécifiques du client qui font d’Hyperlex l’un des plus remarquables services de la Legaltech française.
Comment s’est passé la mise en place de la solution et comment ça se passe aujourd’hui ?
Nous utilisons Hyperlex depuis début 2018. On nous a créé un compte, on a donc pu tester l’outil directement, tout en étant accompagné. Cet accompagnement humain, c’est vraiment ce qui fait la différence d’Hyperlex, au-delà d’un outil sur-mesure.
La prise en main s’est donc faite assez rapidement. Aujourd’hui l’outil est ouvert à 30 utilisateurs dont 4 juristes, donc une grande majorité d’opérationnels, organisés en équipe dans la plateforme. Hyperlex a fait du contrat un élément accessible à tous ceux qui l’utilisent au quotidien, juristes ou non.
Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez ?
On se sert principalement des rappels d’échéance, du parapheur électronique, du moteur de recherche et du clausier partagé.
On utilise aussi le tableau de bord statistique pour quantifier l’activité et emporter la conviction des décideurs, par exemple pour justifier un recrutement. Les chiffres, c’est ce qu’il y a de plus parlant. Nous avons nos propres KPI, au moins sur la partie contractuelle, et de la visibilité sur la typologie des contrats.
Quels sont les principaux bénéfices que vous apporte Hyperlex au quotidien ?
- La maîtrise du cycle contractuel, avec la sécurisation des échéances, un point très sensible. C’est une vraie question de responsabilité pour nous et il faut qu’on puisse se fier à l’outil qui nous alerte.
- La maitrise des accès aux contrats par les différentes équipes.
- Un gain de productivité grâce à la dématérialisation des circuits de validation couplée à Docusign : on gagne du temps, de l’argent et on peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Hyperlex en résumé pour vous…
L’adoption d’Hyperlex comme outil de gestion de contrats a marqué une étape importante pour notre direction juridique. Hyperlex nous a permis de rationaliser et d’assurer la maîtrise de notre contract management, en comblant tous nos besoins. L’intelligence artificielle associée à une interface intuitive et à des fonctionnalités personnalisées en font l’outil de gestion de contrats idéal, quels que soient le volume de contrats et leur nature.
Merci Benjamin !
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