Chez Trace One, les pôles juridique et financier ont besoin d’interagir quotidiennement. Nous avons interviewé Valérie Duroux, responsable juridique, ainsi que Vincent Lemaine, responsable de la direction financière France du groupe, pour comprendre comment la collaboration entre la direction juridique et la direction financière a été fluidifiée et accélérée avec Hyperlex.
La plateforme collaborative Trace One, regroupant plus de 5 000 entreprises réparties dans plus de 100 pays, est conçue pour aider les marques à accroître leurs activités, améliorer leur impact social et environnemental et surmonter la complexité de la gestion produit. C‘est une plateforme unique et inclusive, avec de multiples applications fonctionnelles imbriquées les unes aux autres permettant de gérer le cycle de vie des produits, notamment des Marques de Distributeurs : de l’idée produit à la gestion de qualité en passant par la spécification produit, l’emballage ou encore la recherche et la sélection d’industriels innovants.
Comment Hyperlex permet de fluidifier les échanges entre les départements juridique et financier ? L’exemple pratique de Trace One
Sur quels aspects des contrats intervenez-vous l’un et l’autre ?
Valérie : Nous intervenons à chaque étape du cycle de vie du contrat :
- en amont, pour préparer le contrat et les différents points à aborder,
- dans la phase de négociation avec le prestataire ou le client,
- sur la partie signature quand le contrat est finalisé,
- et enfin sur le stockage et la gestion contractuelle.
Vincent : Nous intervenons sur toute la partie financière, c’est-à-dire sur le contrôle du tarif, la négociation sur les délais de paiement, et tout ce qui est relatif aux conditions de paiement.
Notez-vous un changement dans la façon de travailler ensemble avant et après Hyperlex ?
Vincent : Oui il y a un changement : les échanges d’informations sont beaucoup plus fluides et rapides. Dans une entreprise comme la nôtre, la direction juridique tient une place importante. Nous avons un business model et une culture d’entreprise qui intègre bien le juridique, car nous avons besoin de nous assurer d’être conformes dans nos discussions avec les tiers.
Les directions financières et juridiques ont donc l’habitude de travailler conjointement. La gestion de contrat digitalisée simplifie beaucoup la collaboration, en diminuant les allers-retours.
Si aujourd’hui, j’ai des questions sur un contrat, je ne vais pas écrire un e-mail au juridique ; je me connecte directement à l’outil Hyperlex. Et si vraiment, une information n’est pas claire, je me rapproche du pôle.
Valérie : La direction juridique et la direction financière travaillent main dans la main, car elles ont le même objectif. Nous échangeons souvent des informations, la fluidité des interactions est donc cruciale au quotidien. Hyperlex a simplifié nos échanges en optimisant le partage des informations.
Qu’attendiez-vous de la solution Hyperlex ? Aviez-vous des objectifs précis en tête ?
Valérie : Avant Hyperlex, comme un certain nombre de directions juridiques, on fonctionnait “à l’ancienne”, c’est-à-dire avec des tableaux Excel, puis on imprimait les contrats et on les rangeait dans des armoires – tout était classé manuellement.
Nous avions trois objectifs principaux en tête avec l’arrivée d’Hyperlex :
- Digitaliser la direction juridique en dématérialisant notre base de contrats.
- Permettre à des personnes ciblées d’accéder aux contrats (exemple : certains opérationnels, le département finance, etc.).
- Mettre en place des rappels sur les contrats pour ne pas rater des échéances. Nous avions le souhait de pouvoir mettre les opérationnels concernés par le contrat dans la boucle, pour que l’ensemble de l’équipe soit rappelé en temps et en heure, et s’organise de manière plus efficiente.
Ces objectifs ont été remplis !
Comment la direction juridique a-t-elle capté les besoins de la direction financière ?
Vincent : Chez Trace One, tous les achats sont couverts juridiquement, commercialement et financièrement par un contrat. Il y avait un besoin global, et surtout un besoin juridique de pouvoir centraliser toute cette base de données de contrats. Par le passé, tout était géré sur les fichiers Excel, ce qui pouvait être compliqué. En effet, cela demande un suivi et un transfert de compétences qui se fait beaucoup plus facilement quand tout est dématérialisé.
Comment s’est déroulée la mise en place de la solution côté direction juridique et côté direction financière ?
Valérie : Nous avons été formés par l’équipe Customer Success d’Hyperlex. Par rapport à des solutions concurrentes que l’on a pu connaître, l’outil est intuitif, simple d’utilisation. L’intelligence artificielle reconnaît les champs, les identifie, et nous fait gagner énormément de temps.
Vincent : La formation donnée par les équipes d’Hyperlex a été relayée par la direction juridique. Comme l’outil est assez intuitif, on a pu commencer à l’utiliser rapidement. La solution répond bien à nos attentes sur la partie financière.
Quelle consommation la DAF et la direction juridique font-elles de la solution Hyperlex ?
Valérie : L’équipe juridique utilise Hyperlex entre une et plusieurs fois par jour.
Vincent : Au moins une fois par jour. Par exemple, un jour, je peux regarder une information sur le suivi budgétaire et les dépenses, et un autre, deux ou trois contrats pour voir ce qui a été rédigé.
Quels champs de la fiche de synthèse vous intéressent le plus ?
Valérie : Ce sont principalement les dates (les renouvellements, les deadlines, les préavis). La fiche de synthèse est très pratique pour cela, parce que l’on voit tout de suite la date clé, en plus du rappel que l’on a pu mettre ! Pas besoin d’entrer dans le contrat, on sait quel est le délai de préavis tout de suite !
Quelles ont été vos premières impressions sur Hyperlex ?
Vincent : Je me suis dit : “ Enfin !” Cela faisait un moment que l’on en parlait. Nous sommes une société qui produit de l’innovation, donc les contrats papier et le suivi sur Excel, c’était dépassé. C’est plus flexible d’avoir une solution accessible à n’importe quel moment et n’importe quel endroit.
Quels sont pour vous les principaux bénéfices que vous apporte Hyperlex ?
Vincent : L’accessibilité des données !
Valérie : Un partage de l’information efficace, et donc un gain de temps pour la direction juridique ! Et la sécurisation des deadlines surtout, avec tous les rappels dans la fiche de synthèse…
Quand on fonctionne manuellement avec des fichiers Excel, il y a des risques de manquer certaines deadlines… Depuis que l’on a mis en place Hyperlex, nous n’en avons manqué aucune.
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Quels conseils donneriez-vous à un directeur juridique ou un directeur financier pour amorcer une transition digitale ?
Vincent : Bien définir ses besoins. Pour une solution comme Hyperlex, il faut un certain volume de contrats et de typologies de contrats. Si ce sont toujours les mêmes, et que l’on n’a que quelques fournisseurs, ce n’est pas forcément utile.
C’est un principe de base quand implémente une solution : il faut faire un état des lieux pour savoir s’il y a une utilité à utiliser un outil dématérialisé. Et après, il faut savoir qui va l’utiliser, combien de personnes cela représente dans l’entreprise. C’est important d’avoir une approche ROIste et essayer de quantifier ce que cela va générer comme bénéfice pour l’entreprise.
Valérie : Être préparé en amont, avec des bases de contrats à jour. Il faut par exemple déterminer et classer les contrats en cours des contrats d’ores et déjà résiliés… Pour optimiser l’utilisation de l’outil, il a fallu faire un travail de tri, ce qui peut prendre du temps en fonction de la volumétrie de contrats.
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Hyperlex pour vous en résumé…
Valérie : C’est notre gestion des contrats au jour le jour, notre contrathèque qui permet de relayer l’information dans les équipes de manière efficiente !
Vincent : C’est une bibliothèque de contrats, disponible à tout moment et à tout instant, avec une information partagée par l’ensemble des intervenants sur le contrat, peu importe le département de l’entreprise dont ils dépendent.
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