PrestaShop propose une solution CMS (Content Management System) clé en main qui équipe les e-commerçants de sites web. Cette belle société française a été créée en 2005 par cinq étudiants de l’Epitech. Aujourd’hui, 250 000 sites d’e-commerce sont en ligne grâce à sa technologie !
Domitille de Caslou est juriste chez PrestaShop. Au sein de l’entreprise, l’équipe juridique est plutôt généraliste, et touche à tous les domaines du droit. Florent Dafour est Sales Operations Manager. Le département sales ops a été créé à son arrivée. L’objectif de ce dernier ? Fluidifier les échanges dans l’équipe et maximiser l’efficacité commerciale !
Il y a quelques mois, l’équipe de PrestaShop a commencé à utiliser Hyperlex, et notamment le connecteur pour HubSpot pour connecter données clients et données contractuelles. Nous avons interviewé Domitille et Florent afin de comprendre comment il a changé leur façon de travailler.
Bonjour Domitille et Florent, merci d’avoir accepté cette interview. Pour commencer, sur quels aspects des contrats travaillez-vous l’un et l’autre ?
Domitille de Caslou : Au service juridique, nous sommes responsables de la rédaction des contrats et de la création de modèles avec les équipes, en fonction des produits et des besoins. Nous intervenons également en soutien pendant les phases de négociation. Enfin, nous sommes chargés de créer une base de données contractuelle à jour, que nous devons présenter notamment en cas de contentieux.
Florent Dafour : Au département sales ops, il s’agit surtout d’aider les équipes commerciales à fluidifier l’aspect contractuel de leur métier. Lorsqu’elles signent un nouveau contrat, elles doivent passer par de nombreuses étapes pour pouvoir récupérer des informations fiables. L’idée est vraiment de pouvoir centraliser toutes ces données au même endroit pour que le contrat soit exploitable le plus facilement possible et surtout, soit rapidement signé.
Est ce que vous connaissiez l’un et l’autre l’existence des outils de contract management avant d’utiliser Hyperlex ?
Domitille de Caslou : J’en avais entendu parler car j’ai une formation dans les nouvelles technologies. J’ai également travaillé dans une Legaltech, donc forcément, j’y avais été un peu sensibilisée.
Quand je suis arrivée il y a trois ans chez PrestaShop, et que j’ai vu les difficultés que l’équipe avait à gérer tout le cycle contractuel, à centraliser toute la base de données contrats et les interactions, je m’étais un peu renseignée sur ce qui existait. C’est moi qui ai choisi d’implémenter Hyperlex.
Florent Dafour : Je ne connaissais pas du tout. C’est Domitille qui m’a présenté l’outil. J’étais assez séduit dès le départ, parce que je voyais très bien la force de l’outil, à la fois pour le juridique, mais aussi pour le commercial.
Donc c’est une belle découverte, qui mérite de l’investissement, du suivi, du paramétrage, mais qui permet aujourd’hui de fluidifier les process, ce qu’il n’était pas possible de faire sans l’existence d’un tel outil.
Comment s’est déroulée la mise en place d’Hyperlex ?
Domitille de Caslou : Pour moi qui ai porté le projet du début, je pense que je ne mesurais pas l’ampleur du travail.
Notamment sur la phase d’historisation : il fallait ressortir toute la base de données de contrats à jour et dans le même temps, nettoyer l’existante. Tout en l’implémentant dans le logiciel, il fallait veiller à ce qui était en cours. Comment répertorier tous les contrats et essayer de nettoyer notre base de 10 ans d’entreprise en veillant à ne mettre que ceux qui pouvaient être pertinents ?
Un autre point était le déploiement et la formation des équipes. Cette conduite du changement, on l’a faite un peu avec Florent, mais c’est arrivé à un moment où je n’avais pas autant de temps que j’aurais voulu pour la faire. Sauf que les équipes ont besoin d’un accompagnement personnalisé. Que ce soit pour la prise en main, pour leur montrer vraiment l’intérêt du projet, et en interne.
Qu’est-ce qui a fait aussi que vous vous êtes tournés vers Hyperlex ?
Domitille de Caslou : Le grand critère d’Hyperlex c’était l’intelligence artificielle, la possibilité de lire dans les contrats, le côté base de données intelligente. Pour nous au service juridique, c’est énorme.
Dans les autres solutions, c’était plus une base de données qui classait, mais il n’y avait pas de recherche par mot-clé ou de recherche intelligente qui pouvait simplifier au maximum notre quotidien. On se retrouvait un peu sur la base de l’outil Google Drive.
Est-ce qu’Hyperlex a été facile à prendre en main ?
Domitille de Caslou : La prise en main était plutôt fluide, avec des difficultés de temps en temps… Mais avec un support précieux ! J’ai eu quelques allers-retours avec l’équipe Customer Success qui était très réactive à chaque fois. Donc ça, c’est vraiment génial.
Florent Dafour : Je n’ai pas eu de problématique à proprement parler sur la prise en main. J’ai pu avoir toutes les réponses que j’attendais dans l’outil.
Quelles sont les qualités d’Hyperlex pour vous ?
Domitille de Caslou : Pour nous côté juridique évidemment, c’est le fait que ce soit une base centralisée que l’on puisse actualiser.
Mais aussi : la recherche de mots-clés, le fait de pouvoir retrouver les clauses, les types de clauses, c’est top ! Et le fait d’avoir une base unique de templates pour toute l’entreprise, et non pas chacun son template (que chacun adapte ou non et met à jour ou pas).
Florent Dafour : Côté commercial, Hyperlex nous permet un gain de productivité et de transparence. Gain de productivité, parce que l’on remplit, une fois pour toutes, les informations CRM (Customer Relationship Management, ndlr). Elles sont tout de suite extraites dans le contrat sur Hyperlex. Ce qui rejoint les points positifs du juridique car on va pouvoir avoir toutes les informations de façon centralisée. Les informations de facturation et les informations juridiques sont mises au même endroit dans notre CRM. Les demander une fois permet vraiment de gagner du temps et de fluidifier les échanges et les process, ce qui permet de réduire les cycles de vente.
Transparence, parce que l’interopérabilité entre notre CRM et Hyperlex permet justement un statut à jour et donc, du coup, une efficacité et une transparence à ce niveau là. Parce que sans Hyperlex, sinon, c’était un canal Slack ou un canal email. Et du coup, la transparence n’est pas instantanée. Le côté suivi statistiques est utile pour piloter notre activité aussi, parce que cela permet de dire “OK, on va pouvoir inscrire dans un calendrier les phases de renouvellements de nos contrats et donc, avoir des temps, des momentum définis au sein de l’année et donc, une attention particulière du management”.
Combien de temps vous fait gagner le connecteur HubSpot et Hyperlex ?
Florent Dafour : Sans le connecteur, il n’y aurait pas eu d’adhésion des commerciaux. C’était le plus important côté opérationnel.
Pour quantifier le temps gagné, le mieux est de comprendre quel était le parcours avant Hyperlex. Avant, c’était de : prendre son document dans Google Drive, récupérer son template de contrat, remplir toutes les informations. Il fallait ensuite envoyer tout cela au juridique pour qu’il y ait relecture et validation des clauses et des spécificités du contrat. Et une fois que tout était validé en interne, on l’envoyait au client. Puis la négociation se passait, le contrat revenait chez PrestaShop. Et enfin, c’était le moment de la validation finale et des signatures.
Avec le connecteur Hyperlex-HubSpot, on peut générer tout de suite un contrat en utilisant les données HubSpot qui ont déjà été préalablement remplies. Donc, on évite cette partie-là. Je pense que c’est bien 15 à 30 minutes par contrat, si on n’a pas toutes les informations. Et encore une fois, il y a des jours où on a un temps de latence plus important car on attend des retours clients sur les informations qu’on aura demandées. Là, de le connaître en amont, cela nous aide à être plus rapides !
Le fait de ne pas avoir à faire des allers retours en interne pour connaître le statut du contrat nous fait gagner du temps. Le fait d’avoir Docusign, directement intégré dans Hyperlex nous fait gagner du temps. Donc, le gain en productivité, il est là. C’est presque une demi-journée de gagnée, par contrat.
Domitille de Caslou : Côté juridique, le connecteur Hyperlex-HubSpot nous fait gagner du temps aussi. On a plus besoin de faire des allers-retours sur les différents outils. On centralise l’information, quand on envoie un nouveau template, on le met à jour dans Hyperlex, et c’est envoyé de façon automatique.
Quelle valeur ajoutée vous apporte le connecteur HubSpot et Hyperlex ?
Florent Dafour : Le lien direct avec l’outil CRM, c’est-à-dire la possibilité de pouvoir reprendre toutes les informations de l’outil, et de les intégrer directement dans les contrats, cela évite une redondance des tâches et ça, c’était l’un des plus gros points de douleur des commerciaux !
Le connecteur HubSpot et Hyperlex permet aussi un suivi du statut du contrat. C’est très important, parce qu’aujourd’hui, les commerciaux sont en mesure de me dire “mon contrat est en phase de validation” par exemple. Ou : “je sais que dans le process de signature, il manque tel ou tel signataire”.
Auriez-vous un conseil pour les directions juridiques qui veulent amorcer une transition digitale ?
Domitille de Caslou : D’abord, je pense qu’il faut que le projet ne soit pas porté uniquement par le service juridique. Il faut bien le préparer avec les responsables des autres équipes qui pourraient être concernées. C’est super important de préparer ce terrain là, et éventuellement de choisir l’outil avec eux, pour leur donner un pouvoir de décision dans la réflexion.
Et après ? C’est important d’avoir une petite cartographie de ce qui est fait déjà en termes de contrats.
Vient ensuite la conduite du changement. Je pense qu’il faut avoir une personne dédiée dont l’objectif sur l’année est de faire adopter l’outil, parce que cela prend du temps ! Il faut que le service juridique soit présent sur les formations, sur le déploiement, sur les communications.
Et d’ailleurs, pourquoi pas constituer un binôme pour cette tâche ? Avec une personne du service juridique, et une personne côté sales ops, comme nous avons fait chez PrestaShop, c’était super. Mon interlocuteur qui me permettait de comprendre les besoins côté opérationnel que je ne comprenais pas, pouvait lui-même traduire les besoins et les avantages de cet outil.
Hyperlex pour vous en trois mots ?
Florent Dafour : Ecoute, engagement et vision.
Ecoute, parce que le support était là, a compris nos besoins, a avancé avec nous. C’est super.
Engagement. Parce que ça demande beaucoup d’engagement en interne, ça demande du travail, de l’effort. Mais la récompense je suis sûr qu’on va l’avoir au final.
Vision. Parce qu’Hyperlex est une boîte qui a l’air d’avoir de belles ambitions. Et on l’a vu avec l’équipe, qu’on avait des possibilités d’évolution dans le futur. Et quand on a échangé avec les équipes d’Hyperlex, elles ont partagé cette vision-là. C’était important aussi de s’engager avec un partenaire qui ne voulait pas s’arrêter là, mais qui avait vraiment envie d’aller plus haut.
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